Loading...
Tìm kiếm

Author Archives: hoangphan

Hoang Phan

Author: hoangphan

Hoàng xuất phát là dân kỹ thuật phần mềm, tham gia mảng phát triển phần mềm từ 2017 đến nay. Mình muốn mang những trải nghiệm cá nhân chia sẻ đến anh em, từ đó anh em thấy gì hay thì có thể tham khảo sử dụng, mà dỡ thì anh em góp ý giúp nhé.  

Categories Business Analyst Tự học IT BA

UML là gì? Giới thiệu các loại diagram Business Analyst hay dùng

by hoangphan Posted on
UML là gì? Các loại diagram Business Analyst hay dùng

Một bài trong chuỗi tự học IT Business Analyst cho người mới bắt đầu

Giới thiệu

Làm Business Analyst (BA), một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà chúng ta sử dụng để truyền đạt các yêu cầu và mô hình hóa các luồng, các hệ thống phức tạp là dùng UML.

Với bài viết này, Hoàng sẽ trình bày chi tiết hơn về UML, vai trò của nó trong công việc của một IT Business Analyst, và cách thức nó giúp chúng ta tối ưu hóa quá trình phát triển phần mềm.

UML là gì?

UML (Unified Modeling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tiêu chuẩn được sử dụng để biểu diễn và trực quan hóa thiết kế của hệ thống phần mềm. UML không phải là một ngôn ngữ lập trình, mà là một ngôn ngữ trực quan giúp chúng ta truyền đạt các yêu cầu, thiết kế, và cấu trúc hệ thống một cách hiệu quả giữa các bên liên quan.

Mình thì thấy UML nó giống như 1 bộ quy tắc/syntax để đưa ra 1 chuẩn thống nhất để mô hình và trực quan hoá phần mềm khác nhau, nó có nhiều loại mô hình/diagram, và cũng kiểu triển khai sao cho đơn giản, dễ tiếp cận và phổ biến đến mọi người.

Tại sao UML quan trọng đối với IT Business Analyst?

Là Business Analyst, một trong những tác vụ chúng ta cần phải làm đó là cầu nối giữa doanh nghiệp và nhóm phát triển (Dev team). Do đó mà chúng ta sẽ làm việc với các khách hàng/stakeholders để thu thập yêu cầu, làm rõ và xác nhận, sau đó chúng ta sẽ truyền đạt yêu cầu đó đến cho đội ngũ Dev. Vậy truyền đạt không phải chỉ nói là xong mà chúng ta cần phải viết tài liệu, mô tả, để làm sao dễ hiểu, chính xác và hiệu quả nhất. Mà thường để dễ hiểu cần hình minh hoạ, lưu đồ (diagram), thì UML chính là công cụ quan trọng trong việc đó => Giúp các bên dễ dàng hình dung và thảo luận về hệ thống.

Một số lợi ích mà IT Business Analyst có thể dễ thấy khi dùng UML:

  • Mô hình hoá yêu cầu: Dĩ nhiên UML là dùng để mô hình hoá 😀 nên nó sẽ giúp ta mô hình hoá yêu cầu, mà khi mô hình hoá lên mọi người đọc sẽ dễ hiểu hơn là đọc chữ không.
  • Truyền đạt yêu cầu hiệu quả: UML giúp chúng ta trình bày các yêu cầu và thiết kế hệ thống một cách rõ ràng và dễ hiểu, ngay cả với các bên không phải là Dev team. Các diagram UML giúp thu hẹp khoảng cách giữa doanh nghiệp và nhóm phát triển phần mềm (Dev).
  • Giảm thiểu hiểu lầm: Sử dụng UML giúp giảm thiểu sự hiểu lầm giữa các bên liên quan vì sơ đồ trực quan có thể truyền đạt nhiều thông tin hơn so với mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên.
  • Quản lý yêu cầu hiệu quả: Không chỉ về phần truyền đạt, mà UML còn giúp cho các yêu cầu được quản lý một cách hiệu quả, có hệ thống. Rồi phần dễ dàng theo dõi tiến độ nữa, mình cũng hay dùng các UML rồi đổi màu để đánh trạng thái phần nào đã xong.
  • Linh hoạt với nhiều mô hình phát triển phần mềm khác nhau: Ví dụ như Scrum/Agile, WaterFall, V-model, …
  • Tái sử dụng tốt: Thường nếu chung 1 luồng gần giống nhau, BA cũng hay dùng lại các diagram cho các dự án, tài liệu khác nhau.
  • Quản lý rủi ro và đánh giá tác động: Nhờ các diagram mà chúng ta có thể nhìn dự án một cách tổng quản, xem xét khi làm tính năng A thì ảnh hưởng tới những tính năng nào, rủi ro ra sao, đôi lúc cũng liên quan đến các chi phí phát sinh như cần phải có server A, server B,… Từ đó mà tránh đi được những vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Danh sách các loại UML Diagram

Mình để 1 hình các bạn xem là sẽ hiểu có những loại nào ha, hiện theo Wiki thì có 14 loại.

14 loại UML Diagrams
14 loại UML Diagrams
  • Sơ đồ lớp (Class Diagram)
  • Sơ đồ đối tượng (Object Diagram)
  • Sơ đồ tình huống sử dụng (Use Cases Diagram)
  • Sơ đồ trình tự (Sequence Diagram)
  • Sơ đồ cộng tác (Collaboration Diagram hay là Composite Structure Diagram)
  • Sơ đồ trạng thái (State Machine Diagram)
  • Sơ đồ thành phần (Component Diagram)
  • Sơ đồ hoạt động (Activity Diagram)
  • Sơ đồ triển khai (Deployment Diagram)
  • Sơ đồ gói (Package Diagram)
  • Sơ đồ liên lạc (Communication Diagram)
  • Sơ đồ tương tác (Interaction Overview Diagram – UML 2.0)
  • Sơ đồ phối hợp thời gian (Timing Diagram – UML 2.0)
  • Sơ đồ hồ sơ (Profile Diagram)

Về phần details giải thích từng cái bạn có thể xem video ngay ở dưới, hoặc các bạn đọc bài này nè, khá là hay luôn đó, có sẵn hình minh hoạ.

Learn 14 types of UML diagrams in one article

Ngoài ra các bạn có thể xem thêm ở trang sau

https://www.uml-diagrams.org/ 

Học, hiểu và vẽ UML

Thiệt mà để chỉ các bạn vẽ khá là tốn nhiều thời gian, nhiều khi cần phải làm video cơ. Mình xưa tự học được => mình nghĩ các bạn cũng sẽ tự học được.

Trên youtube giờ search có rất nhiều video hướng dẫn vẽ, dưới đây là 1 video, các bạn có thể xem và học nha 😀 mình đỡ làm lại

Các loại UML diagram hay được dùng

Đây là 1 khảo sát về việc sử dụng UML

Mức độ sử dụng các loại UML Diagram
Mức độ sử dụng các loại UML Diagrams

Trên là mức độ sử dụng của các loại UML diagrams, nhưng không phải chỉ áp dụng cho BA mà là cho tổng quan chung.

Qua thực tế sử dụng, với kinh nghiệm sử dụng của mình thì có những loại sau BA hay sử dụng:

  • Activity diagram (Nhiều chúa)
  • Sequence diagram (Nhiều chúa)
  • Class diagram (nhiều)
  • Usecase (Tuỳ công ty =)) có cty dùng User Stories (một phương pháp khác) nên ít sài Use case hơn)
  • State machine (hay gọi là State diagram) (nhiều)

Mình thấy cũng khá đúng so với cái survey trên.

Khi làm với Dev, nói sâu về tổng quan hệ thống, kiến trúc hệ thống, deployment các kiểu thì mình cũng có sài, nhưng không nhiều bằng ở trên

  • Component diagram
  • Deployment diagram
  • Package diagram
  • Object diagram

Các diagram khác hay được sử dụng.

  • Sơ đồ khối (Flowchart), khá tương đồng với cái Activity diagram, có vài chỗ khác, nhưng mình hay dùng để thay cho nhau (Flowchart <> Activity diagram)
  • Mô hình ERD (The Entity-Relationship Model)
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
  • BPMN (dùng không nhiều lắm, mình có cho survey, bạn có thể xem ở hình dưới)
Khảo sát về việc sử dụng BPMN khi là Business Analyst
Khảo sát về việc sử dụng BPMN khi là Business Analyst

Thì có (42+7+3)% = 52% số người đã votes không sử dụng BPMN trong công việc

51% số người đã votes có sử dụng, nhưng có thể thấy là tận 26% hiếm khi sử dụng.

Tổng 52+51 >100% vì được làm tròn 😀 á.

 

Cả 4 cái mình vừa liệt kê trên không phải là UML, nhưng thuộc loại hay được dùng, mình sẽ viết thêm bài viết về 4 loại trên cho các bạn tìm hiểu nhé, chờ đấy…

Các phần mềm dùng vẽ diagram mình sài

Khi là sinh viên mình hay sài StartUML (https://staruml.io/)

Khi đi làm thực tế thì mình sài:

Có research và sử dụng thử qua các tool:

  • Lucidchart
  • SmartDraw
  • Creately.com
  • PlantUML
  • clickup.com

Kết bài

Cảm ơn các bạn đã đọc đến đây,.. vẫn là như cũ – hi vọng qua bài viết các bạn lại có thêm kiến thức về BA, biết thêm về UML, các loại UML, những loại nào hay sài và những loại nào cũng hay sài nhưng không phải là UML.

Và các công cụ mình hay sài để vẽ các diagram là gì => từ đó bạn có thể thử sài, học cách sài cho công việc của bạn.

Categories Business Analyst Chia sẻ

Giao tiếp hiệu quả giữa Business Analyst và devs, testers, designers

by hoangphan Posted on
Business Analyst giao tiếp hiệu quả với Developers, Testers, Designers

Chào mọi người 😀

Giới thiệu

Vẫn là Hoàng đây, hôm rồi có bạn nhắn hỏi về “Vấn đề giao tiếp trong nhóm, kiểu làm sao để giao tiếp hiệu quả giữa dev, tester, design với BA”

Với kinh nghiệm làm việc và quản lý một vài đội nhóm, từ BA, PO, PM, QC tới UI Design, mình xin phép chia sẻ kinh nghiệm cá nhân đế các bạn đọc có cùng thắc mắc.

Trong bài này mình đổi cách xưng hô tí nhé, vì người đặt câu hỏi là 1 bạn nữ nhỏ hơn mình vài tuổi, nên mình xin phép xưng “Anh” “Em”

Ý chính từ ý kiến cá nhân

1. Hiểu những việc họ làm sẽ giúp em giao tiếp dễ với họ.

2. Nên chia sẻ nghiệp vụ với họ (họp nhóm/họp 1-1) để giới thiệu rõ nghiệp vụ, business rule, luồng, Đặc biệt là chia sẻ trên tinh thần mình hiểu, mình tự tin, và mục đích chia sẻ để họ hiểu thay vì qua loa cho xong việc.

3. Nói chuyện vui vẻ/ tâm sự chuyện thường ngày với họ.

1. Hiểu sâu về công việc của các bộ phận khác:

Ví dụ em thử học 1 khoá về dev sơ sơ, mò thử vài cái cơ bản về dev xem sao… or design thì thử học 1 khoá về design nhỏ trên youtube.

A Business Analyst is learning UI Design skills
A Business Analyst is learning UI Design skills

A thì nghĩ 1 số bạn nói là dư, nhưng với kinh nghiệm của anh, nhờ biết các kiến thức này mà từ lúc intern anh làm việc với mọi người rất suôn sẻ

Anh từng dev game, hiểu độ khó của việc dev ra sao, từng code web, từng code mobile app (Swift), code cả app trên win, đa phần là lúc còn sinh viên với những năm làm thêm freelancer, nên khi nói chuyện với dev, dù vấn đề khó anh vẫn nói chuyện với họ rất bình thường, thậm chí có thể trao đổi technical sâu với CTO trong công ty và CTO đối tác.

Từng làm QC Manual & Auto => a làm việc với QC cũng rất mượt =]], kiểu có thể nói chuyện về việc test như nào, đặt priority test ra sao, test plan kiểu gì, kiểm soát tiến độ, dùng phương pháp nào để test, dùng tool nào, Auto thì đang sài ngôn ngữ nào, Xpath hay code, sài thư viện nào, tool auto nào…

Design thì anh cũng tự vẽ & trao dồi thêm kinh nghiệm từ Design nữa. Nên bản thân cũng tự có thêm skill, nhiều lúc làm với Design thì biết cách diễn giải với ngôn ngữ của Design, dùng đúng các khái niệm như Auto-layout, Responsive, Hi-fi design, Prototype, Wireframe, Mockup, Component, Section, Animation,…

2. Chia sẻ kiến thức nghiệp vụ một cách toàn diện

Em hãy tổ chức các buổi họp nhóm hoặc 1-1 để giới thiệu chi tiết về nghiệp vụ, business rule và luồng công việc.

Chia sẻ với tinh thần tự tin, hiểu rõ và mong muốn truyền đạt kiến thức, không chỉ đơn thuần là hoàn thành nhiệm vụ.

Giải thích cả bức tranh tổng thể, từ bài toán kinh doanh đến cách hệ thống tạo ra giá trị cho người dùng.

Business Analyst trình bày trước Devs, Testers, Designers
Business Analyst trình bày trước Devs, Testers, Designers

Ví dụ thực tế: 

Anh sẽ không chỉ chia sẻ những phần của họ, mà anh chia sẻ từ bài toán business, làm sao kiếm ra tiền, cách nhìn nhận từ users, ví dụ như nay có mấy phần FE không cần hiểu là tính năng chạy như thế nào, chỉ cần share userflow & data đó từ BE trả ra là bạn tích hợp được rồi, nhưng anh lại chia sẻ thêm là vì sao nó phải chạy như vậy, phía BE phải dùng công thức như nào để bạn làm, biết đâu lúc code bạn cũng phát hiện ra bug từ Be trả kết quả sai thì sao 😀

Rồi hôm bữa ngồi chia sẻ về 1 dự án kiểu dạng nhận tiền users để mang đi đầu tự động thông qua Smart Contract, thì anh cũng chia sẻ luồng user bỏ tiền, rồi hệ thống làm gì, có công thức gì mà giúp tiền users đi đến những nơi khác và kiếm lợi nhuận, trường hợp nào sẽ lỗ, trường hợp nào sẽ lời, lỗ thì hệ thống phải làm sao, lời thì sao, … từ đó mà Design có thể bổ sung những trường hợp báo rủi ro lỗ, thêm các bước xác nhận risk trong đầu tư, … Mà vì được nghe rõ về Business => Designer họ cũng sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm design, chỉ tip design => Mình cũng được nâng cao kỹ năng desgin.

3. Nói chuyện vui vẻ như bạn bè.

Anh nghĩ công việc & chuyện đời thường mọi người cứ vui vẻ với nhau, làm việc khoẻ hơn rất nhiều, anh không chỉ áp dụng với trong team, mà còn áp dụng với đối tác đồ nữa.

Xưa làm mảng mobile banking, anh cũng hay đi ăn với bạn bên bank. Nên khi cần gì rắc rối nhờ họ là họ giúp mình ngay.

BA đi ăn cùng Devs, QCs, Designers
BA đi ăn cùng Devs, QCs, Designers

 

Các ý bổ sung, hơi thiên về kỹ năng

  • Anh em nên thống nhất 1 quy trình làm việc chung, ví dụ như stand-up meeting hằng ngày. Thẳng thắn chia sẻ/trao đổi/ chỉ ra lỗi sai của nhau trong khi làm việc
  • Làm gì cũng có plan, ví dụ sprint plan.
  • Làm rõ mục tiêu/kết quả của sprint/dự án/phase
  • Sử dụng công cụ tracking hiệu quả, như anh là sài Trello/Jira, kéo task liên tục, thường la mấy đứa để nó update task đúng.
  • Đánh version/commit code rõ ràng (này bạn Dev Lead hay nhắc nhở mấy đứa dev trong team =)) commit không rõ ràng là bị ăn chửi =)) )
  • Anh cũng hay hỏi mọi người ý kiến, chia sẻ idea để phát triển dự án, với 1 phần họ cảm thấy mình tôn trọng họ.
  • Nên dùng cách giao tiếp khác nhau với đối tượng khác nhau, ví dụ Designer => thì em không thể dùng các từ ngữ kỹ thuật bên Dev để nói chuyện.
  • Cập nhật tài liệu thường xuyên (wiki, SRS, URD, User Stories,…)
  • Tổ chức mấy buổi review UI cho các bên, Tester/BA/Dev cũng nên join. rồi nhờ mọi người cho ý kiến nữa.
  • Tăng cường chat, đặc biệt là chat nhóm, tránh chat riêng (Direct Message)
  • Nên tổ chức retrospective, anh lâu lâu thấy team không ổn, hoặc dự án nó đi sai với kế hoạch là anh làm ngay, anh không follow agile là hết sprint là làm, anh làm ít hơn, chỉ khi cần thiết thôi. => mọi người góp ý, nhìn nhận sai sót, đưa ra phản hồi để xây dựng.
  • Khi diễn giải nghiệp vụ => Nên sài biểu đồ nhiều vô, ít chữ thôi => Đi từ tổng quan đến chi tiết.

Kết bài

Hi vọng với những kinh nghiệm và ý kiến cá nhân sẽ giúp bạn đọc sẽ giao tiếp hiệu quả hơn nữa khi làm việc với QC, Dev, Designer.

Hãy để lại comment hoặc chia sẻ đến bạn bè nếu thấy hay nhé.

Categories Business Analyst Chia sẻ

IT Business Analyst sử dụng AI trong những công việc nào? (phần 2)

by hoangphan Posted on
IT Business Analyst sử dụng AI Artificial Intelligence) - Hoàng Phan Blog

Tiếp tục phần một “Ứng dụng AI trong công việc IT Business Analyst”

Lời giới thiệu

Dưới đây là các task vụ trong BA/PO/PM mình đã áp dụng AI để thực hiện. Nhưng trước khi đọc phần này, bạn nhớ đọc phần 1 nhé, phần 1 là những nhận định cá nhân chung về các công cụ AI.

Viết user story và Acceptance Criteria

Role của mình cũng hay viết User Story, và việc xử dụng AI để viết và để viết hiệu quả mình thường sử dụng ChatGPT để thực hiện task vụ này.

Bạn có thể xem video dưới đây để hiểu cách viết nhé.

Link video: https://youtu.be/LY0DsQr3YSg

Và hướng dẫn viết Acceptance Criteria

Link video: https://youtu.be/ywGnz9i3ztw

Dĩ nhiên là với AC, bạn có thể viết theo syntax “GWT” Given When Then

Scenario 1: Successful Admin Login

Given an administrator is on the Shared Login Page for Teachers and Admins,
And the administrator has a valid Email and Password,
When the administrator enters the correct Email and Password,
And clicks the “Login” button,
Then the system should authenticate the administrator,
And redirect the administrator to the Admin Dashboard,
And display the Admin Dashboard interface.

Và từ đó suy ra Decision Table

Tip từ bản thân mình cho phần viết này là bạn hãy input thật rõ chi tiết về User story bạn muốn, hoặc add những idea bạn đã nghĩ ra cho phần User story và bảo AI bổ sung hoặc viết chỉnh chu hơn cho User Story.

Các bạn có thể đọc đoạn này cho phần ví dụ nhé: https://poe.com/s/QdDjRA6gk2rq5MX9S37m

Ngoài ra bạn hãy thử sử dụng: https://userstorygenerator.ai/ để viết nha.

Phụ viết rõ hơn về yêu cầu

Thường thì mình có idea về tasks, và cũng hơi hơi làm biết để làm chi tiết, hoặc cụ thể hoá theo 1 cách đầy đủ => Đây là cơ hội để nhờ AI hỗ trợ =))

Mình đưa ví dụ, bạn có thể tự áp dụng thêm nha.

Như ví dụ dưới đây mình có idea về làm tròn số và có nhiều trường hợp khác nhau, mình cứ mô tả theo cách mình hiểu.

Cuối cùng với những dòng mình viết kiểu khá dài dòng, AI có thể đọc hiểu và viết gọn lại cho mình => Thậm chí mình biết ae Dev đang dùng ngôn ngữ lập trình nào, mình copy mẫu luôn cho họ.

AI hỗ trợ viết lại yêu cầu rõ ràng và gọn hơn
AI hỗ trợ viết lại yêu cầu rõ ràng và gọn hơn

Hay ví dụ như viết checklist, testcase mình cũng mô tả rồi nhờ AI hỗ trợ làm rõ và viết ra các cases

AI hỗ trợ viết testcase/checklist
AI hỗ trợ viết testcase/checklist

Với trường hợp viết testcase như này, bạn cần input thật rõ business rule cho AI để nó viết cho đầy đủ, thậm chí bạn cũng phải suy luận, đọc và kiểm tra lại xem AI đã viết đủ và đúng chưa nữa.

Vẽ Diagram

Mình sử dụng kết hợp ChatGPT + Mermaid hoặc ChatGPT + Draw.io

Các loại biểu đồ mà ChatGPT có thể hỗ trợ gồm:

  • Flowchart => Tận dụng làm Activity Diagram luôn cũng được
  • State diagram
  • Grantt chart
  • Sequence Diagram (Mình hay sài nhất)
  • Class diagram
  • ERD
  • User Journey
  • Object Diagram

Mình thì hay sài Flow chart và sequence nhất, mấy loại khác thì mình hay sài kiểu khác hơn. Các bạn cứ thử mò và tìm cách sử dụng nhé, nhớ là tự mày mò => tìm được “AI Prompting” và sử dụng nó nhiều lần để thuần thục nhé.

Bước 1: Cứ nói chuyện với AI (Prompting), sau đó khi AI đã hiểu được bài toán => Bảo tạo ra diagram (với loại Mermaid), ví dụ: “Tạo sequence diagram cho tính năng đăng nhập của giáo viên, các actor trong hệ thống gồm: Teacher, UI, BE, AuthService, sử dụng syntax Mermaid”

Bước 2: Copy đoạn code được tạo ra từ AI, bỏ vào một trong những công cụ hỗ trợ view từ Code sang Diagram.

Sử dụng ChatGPT vẽ sequence diagram - Hoàng Phan Blog
Sử dụng ChatGPT vẽ sequence diagram – Hoàng Phan Blog
  • Mermaid Live Editor: https://mermaid.live/ => Cứ copy code và bỏ vào bình thường theo loại bạn muốn
Sử dụng Mermaid tạo diagram - Hoàng Phan Blog
Sử dụng Mermaid tạo diagram – Hoàng Phan Blog
  • Dùng Markdown, có thể sài trên github, visual studio code, thì trước đoạn code bạn bổ sung “`mermaid
  • Hiển thị trên draw.io thì bạn làm theo như hình dưới đây, sau đó paste code vào và nhấn lưu để hiển thị.
Sử dụng Draw.io và ChatGPT tạo diagram - Hoàng Phan Blog
Sử dụng Draw.io và ChatGPT tạo diagram – Hoàng Phan Blog

Mình hay sài Mermaid/Draw.io nên dùng cách này, các bạn cũng có thể sài những format khác như PlanUML, StartUML nhé.

Vẽ wireframe/mockup

Nói thật với các bạn là có nhiều người nhắn tin hỏi mình về AI để vẽ mấy wireframe/mockup, mà thực sự mình rất ít khi sài :D. Kiểu giống như là cả team mình sài Figma, xong rồi mình đi sài những công cụ khác để vẽ rồi copy qua, khi cần edit nó cũng bất tiện ấy.

Một phần là khi vẽ wireframe, rõ là bước này chính là bước Elicitation của mình luôn, hay đặt câu hỏi, phân tích tới đâu vẽ tới đó, vừa visualize ý tưởng lên cho dễ hình dùng khi phân tích

Chưa kể là mình vẽ wireframe khá là nhanh :v không tốn mấy thời gian, tốn là tốn thời gian ngồi suy nghĩ luồng nghiệp vụ sao cho hợp lý ấy.

=> nên mình hay sài công cụ https://excalidraw.com/, và figma bạn đọc bài viết này nhé.

Đọc thêm  Công cụ vẽ wireframe và diagram tuyệt vời mình tìm được cho Business Analyst.
Đọc thêm  Figma Professional miễn phí: Công Cụ Đắc Lực Cho Business Analyst

Còn cho những bạn tò mò và muốn thử nghiệm xem thử sài AI thì thử những công cụ mình liệt kê dưới đây nha.

  • Visily.ai (thiệt là mình chưa sài =)) mà thấy group nào cũng đề cập => Mình đưa vào list)
  • Miro: Có hỗ trợ AI vẽ diagram
  • Jeda.ai: https://www.youtube.com/shorts/ekdmMBXSP0Q?feature=share
  • Relume Library (on Figma): https://youtu.be/8eNnr6GPClU
  • UIZard.io:
  • Plugin Figma: https://www.figma.com/community/plugin/1355208994639626356/codia-ai-designgen-prompt-to-ui-for-website-landing-page-blog
  • https://uxpilot.ai/
  • https://creatie.ai/

Mình chỉ gợi ý, các bạn tự xem video mà mày mò thêm nhé, mình ít sài,… nên mình sẽ không quá nói chi tiết 😀

Mình có 1 mẹo cho các bạn đó là “Sử dụng ChatGPT để tạo prompting và dùng những đoạn mô tả đó bỏ vào trong các công cụ Generate ra Wireframe”

Link video: https://youtu.be/BdRD_cSdL44

Điểm mình quan tâm ở công cụ này đó là làm sao để mình sài, và khi có kết quả được tạo ra => Khi mình bàn giao dự án cho người khác, họ vẫn tiếp tục sử dụng được resource mình đã tạo ra trước đó và họ điều chỉnh, chỉnh sửa. => Các bạn nhớ chọn công cụ phù hợp nhé. Mình thì mình vẫn trung thành với Figma 😀

Ngoài việc sử dụng AI để vẽ, mình còn dùng Pinterest, Behance để tham khảo các ideas để vẽ Wireframe sao cho hợp lí.

Viết lệnh SQL

Mình cũng hay sài để kiểu query, hoặc thậm chí các vấn đề hơi thiên về code tíu là mình sài AI để hỗ trợ.

Dĩ nhiên là yêu cầu người viết cũng cần có kiến thức sẵn về SQL để thực hiện đọc hiểu và xác thực tính chính xác của câu lệnh cho AI tạo ra.

Phần này khá phổ biến nên có rất nhiều AI hỗ trợ, mình thì sài Poe có sẵn ChatGPT, Claude, thì mình sẵn sài những con này luôn.

Bạn có thể xem video dưới đây biết biết cách sài nha.

TÓM TẮT cách sử dụng

Some best practices:

1) Set the context

2) Give ChatGPT a role to play (ex: SQL expert)

3) Describe your table(s)

4) Tell the AI what you want a query to do

 

Link video: https://youtu.be/RVYtfKZNYNM

Nghiên cứu domain knowledge

Mình làm ở mảng blockchain, và dự án đi khá nhanh. Như một bài mình từng đề cập trước đây là khi làm các dự án Blockchain, tỉ lệ cao là hay đi copy lẫn nhau rất nhiều, ví dụ ứng dụng A có trên blockchain Ethereum, nhưng loại ứng dụng A lại chưa có trên một mạng mới, ví dụ Sei blockchain, thì mình sẽ tham khảo các dự án đã build sẵn đó (dự án A), đọc code, đọc tài liệu, cách nó hoạt động.

Các bạn có thể tham khảo các tip sau để nghiên cứu các Domain Knowledge mà các bạn chưa hiểu, hoặc chưa làm qua để học thêm cái mới, hoặc là dự án bắt buộc làm nhưng mình có kiến thức chưa đủ nhiều.

Mình sài Poe, và sài lõi Claude.AI (Claude-3.5-Sonnet) để thực hiện

Mình có những tips sau cho bạn để thực hiện.

Tip 1: Yêu cầu tóm tắt.

Thường thì các dự án blockchain hay có whitepaper, hoặc docs cho Developer, Users.

Thì mình sẽ tải file về, hoặc gửi link docs cho AI, bảo nó tóm tắt nhanh để mình hiểu.

Bước này chính là bước để mình hiểu tổng quan về cách dự án nó hoạt động.

Thậm chí có thể kêu AI vẽ lưu đồ để hiểu cách mà hệ thống đang chạy.

Tóm tắt docs với Claude - Hoàng Phan Blog
Tóm tắt docs với Claude – Hoàng Phan Blog

Trong quá trình tóm tắt, có thể bạn chưa hiểu hết thì có thể hỏi lại kỹ hơn để nó giải thích

Tip 2: Hỏi lại những gì AI trả lời/giải thích, để nó trả lời rõ hơn.

Ở bước này bạn có thể đặt lại câu hỏi với ý rõ hơn cho từng phần nhỏ, vì AI cũng không phải thần thánh do đó đôi lúc trả lời thiếu ý, hoặc chưa hiểu rõ kiến thức đó => Hỏi lại

Khi chưa hiểu bạn có thể hỏi lại AI để giải thích rõ hơn
Khi chưa hiểu bạn có thể hỏi lại AI để giải thích rõ hơn

Tip 3: Giải thích như một trẻ em

Thật ra nhiều lúc AI trả lời cũng hơi hơi khó hiểu, do đó bạn hãy bảo nó giải thích như một đứa trẻ em (độ tuổi cỡ 10 hoặc nhỏ hơn), thì nó sẽ giải thích và ví dụ đơn giản để bạn dễ hiểu.

AI giải thích như trẻ em sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn
AI giải thích như trẻ em sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn

Tip 4: Đặt Q/A, hoặc kiểu câu hỏi giả định

Thường thì trong quá trình giải thích, bạn cần hỏi ngược lại AI khá là nhiều, một trong những câu hỏi mình hay đặt ra là câu hỏi “Giả định”

Ví dụ ở bài toán này mình sẽ hỏi lại là “Có khi nào tiền người dùng bỏ vào Vault thì sẽ bị giảm lợi nhuận (tiền bị âm) không?”

Câu hỏi giả định sử dụng AI
Câu hỏi giả định sử dụng AI

Tip 5: Bảo AI cung cấp thêm keyword để nghiên cứu 

Khi bạn nghiên cứu, thường có nhiều từ khoá để bạn học thêm kiến thức liên quan đến dự án, do đó việc hỏi thêm keyword để tự nghiên cứu đi details hơn sẽ giúp bạn hiểu dự án hơn.

Hỏi AI thêm về Keyword
Hỏi AI thêm về Keyword

Sau khi có danh sách => Bạn bảo nó tiếp tục giải thích các keyword đó.

Tip 6: Sử dụng thêm nhiều nguồn tài liệu khác nhau

Ngoài ra bạn nên cung cấp nhiều nguồn tài liệu khác nhau để AI học và cùng trao đổi => Từ đó nắm rõ kiến thức hơn.

Đọc code và giải thích cách code hoạt động

Như bài toán ở trên, lúc mình tìm hiểu thì cần đụng tới code, hoặc như bài toán subscription mình từng viết trước đây thì cần đọc hiểu API.

Do đó mình luôn nhờ ChatGPT/Claude hỗ trợ trong việc giải thích code, mình thì hay tải code về + attach code vào trong AI để nó đọc và giải thích cách hoạt động.

Nhờ AI giải thích code - Hoàng Phan Blog
Nhờ AI giải thích code – Hoàng Phan Blog

Và từ đó sẽ hiểu nghiệp vụ của dự án chi tiết hơn => Mà hiểu rồi thì lúc thực hiện checklist, viết các case test cụ thể hơn

Hỗ trợ phần UX Writing

AI có 1 lợi thế rất tốt về ngôn ngữ, do đó mình luôn tận dụng để AI hỗ trợ mình trong việc viết các UX writing khi làm UI cho các dự án.

Ví dụ như 1 tooltip mình không biết phải nên hiển thị gì cho gọn mà đọc dễ hiểu, mình viết những ý của mình ra, rồi bảo AI nó viết lại một số câu phù hợp, và mình đọc cũng như chọn lựa cái nào phù hợp nhất.

UX Writing - Hoàng Phan Blog
UX Writing – Hoàng Phan Blog

 

Viết docs cho user (User Guide)

Mình hay sài AI để viết docs, đặc biệt là docs viết tiếng Anh.

Input đầu vào là mình hay bảo nó re-write lại nhưng viết hay hơn, dùng từ vựng của level B1 trở xuống (thường mình bảo nó viết theo trình độ A2-B1)

Ở phần này bạn chat và cung cấp ngữ cảnh đầy đủ, ideas từ bạn nó sẽ viết lại khá hay.

Bạn có thể đọc docs này của seitrace.com, mình dùng AI hỗ trợ rất nhiều.

https://docs.seitrace.com/

User docs được viết bằng AI
User docs được viết bằng AI

Tạo idea dự án

Này chắc các bạn cứ search google là ra nhiều video hướng dẫn lắm. Mình thường nghĩ ra 1 ideas, và trong đầu mình đã phân tích sẵn những cái mình muốn, nhưng nằm ở mức chưa quá rõ ràng details, nhưng về mặt tổng quan đã có.

Lúc này mình sẽ xem AI là một người bạn chuyên gia trong mảng đó, và mình sẽ hỏi đáp, rồi chia sẻ + hỏi cảm nghĩ của con AI về cái ý tưởng đó, rồi bảo nó cho những ý tưởng tương tự 😀

Cái này hơi mơ hồ, với lại mình không thể chia sẻ mấy cái đoạn chat mình đã nói chuyện với AI, các bạn tự nghiên cứu thêm nhé, mình chỉ share ideas thôi.

Tóm tắt nội dung cuộc họp

Otter.ai => Công cụ này các bạn search và sài đi 😀 hịn đó.

Kiểu như vào google meet hoặc một công cụ họp khác như Team, Zoom => sẽ bật con AI lên để sử dụng, nó sẽ hỗ trợ việc ghi lại nội dung cuộc họp, rồi tóm tắt.

Với việc sử dụng cả tháng nay mình thấy nó ghi nhận và tóm tắt khá chính xác nha.

Nó còn tạo sẵn luôn các action cần phải thực hiện luôn (kiểu như tasks – đầu việc)

Theo công cụ này bảo thì nó hiện tại đang hỗ trợ English (US, UK), Spanish, French.

“We currently only support transcribing in English, Spanish, and French; however, we hope to support more languages in the future. Stay tuned!”

Hỗ trợ viết mail, report, viết nội dung tuyển dụng,…

Thiệt là mình sài AI hỗ trợ phần viết khá nhiều, đặc biệt là viết tiếng Anh, xưa môn ngữ văn, viết văn có 5/10 điểm à => Tiếng Anh viết cũng dỡ.

Mình cứ viết ý, bảo AI nó re-write lại, hoặc thậm chí là copy từ nguồn khác :v chả lẽ viết lại y chang => Bỏ qua AI nó đổi lại cho :)))

Mà nó viết format khá ok á nha, ae cứ thử nhé.

Mình đã áp dụng cho:

  • Viết email
  • Viết nội dung tuyển dụng
  • Viết Report
  • Chỉnh sửa proposal
  • …

Học tiếng Anh

Đối với mình, để làm BA mà sử dụng tiếng Anh giao tiếp được thì trình độ khoảng rơi vào C1 (theo chuẩn IELTs, một số chuẩn khác C1 đôi lúc cũng hơi ảo, kiểu dễ)… 

Thì việc mình nâng cao trình độ tiếng Anh lên việc dùng AI cũng là một lựa chọn tốt.

Mình có sài Elsa AI (premium) để luyện phát âm.

Ngoài ra thì có luyện nói với giáo viên tiếng Anh của mình, chắc các bạn thường xuyên đọc blog mình cũng biết mình có tự mở một trung tâm tiếng Anh có thuê giáo viên Philippines dạy 1 kèm 1.

Hoặc sài con ChatGPT 4o á, cũng đang hỗ trợ khá tốt, mình đã test rồi, nhưng bạn nào đã có kỹ năng nói rồi thì luyện với nó sẽ tốt hơn với việc các bạn mới. => Này các bạn cứ search youtube là có mấy video test á.

Viết code/build app

Mình thì lai lai giữa BA, PM, QC, UI Design, rồi cả Dev nữa… không quá giỏi dev nhưng hiểu logic và có thể tự build 1 sản phẩm từ A->Z dạng như CRM, mini app, các app không quá nặng về hạ tầng.

Do đó việc dùng AI hỗ trợ việc code là 1 lợi thế rất lớn với mình 😀

Mình có dùng con Claude Sonnet và Cursor AI. Ae có thể search hoặc nt hỏi mình để sharing thêm nha.

Kết bài

Ở trên là những công cụ AI mình đã sử dụng để phục vụ cho việc làm IT Business Analyst, hi vọng các bạn có nguồn tham khảo cũng như trải nghiệm và có thể áp dụng vào công việc thực tế.

Categories Business Analyst Chia sẻ

Ứng dụng AI trong công việc IT Business Analyst (phần 1)

by hoangphan Posted on
Ứng dụng của IT trong IT Business Analyst - Hoàng Phan Blog

Hi các bạn đọc giả, lại là Hoàng đây.

Trong thời gian vừa qua, với việc AI được biết đến rộng rãi, đặc biệt là khi OpenAI đã cho ra mắt ChatGPT vào cuối năm 2022 (30/11/2022). Làm cho nhiều người quan tâm cũng như trải nghiệm sử dụng AI, nhưng mình cũng không chắc là nhiều bạn đã thực sử hiểu nhiều về AI và đã áp dụng nó vào công việc được chưa.

Với bài viết này, hôm nay mình xin phép chia sẻ những suy nghĩ và trải nghiệm cá nhân, cũng như qua việc sử dụng AI vào thực tế công việc.

Cần hiểu về AI

Hiện tại, đối với mình thì AI là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho mình, với việc sử dụng qua những công cụ như ChatGPT, Claude, Midjourney,… những công cụ hay được nhắc tới. Mình chưa nhắc tới một số công cụ AI trong robot, hay AI trong tự động lái nha, chuỗi tự động hoá, …

Thì những công cụ này sẽ nhận vào 1 input đầu vào (AI Prompting) và gửi cho AI, AI sẽ sử dụng các mô hình học máy để phân tích và hiểu dữ liệu, từ đó đưa ra và tạo những câu trả lời hoặc hành động dựa trên dữ liệu đã xử lý để trả ra cho User. Trong quá trình trao đổi trong một cuộc trò chuyện (1 đoạn chat) thì AI cũng sẻ học tập, cải thiện để phân tích ra những dữ liệu và điều chỉnh cho đáp án phù hợp.

Cách AI hoạt động cơ bản
Cách AI hoạt động cơ bản

Vậy cần hiểu “AI Prompting” là gì?

AI Prompting mô tả hình thức mà con người có thể giao tiếp với AI bằng ngôn ngữ tự  nhiên, để cho AI có thể hiểu và trả kết quả đúng như ta mong muốn.

Và khi ta biết cách tạo AI Prompting để AI hiểu ý muốn của chúng ta và thực hiện theo ý của ta => Ta có thể gọi nó là “Làm chủ và sử dụng AI”

Do đó khi các bạn tìm hiểu và sử dụng 1 công cụ AI nào đó, thì hãy bỏ chút thời gian nghiên cứu về cú pháp trao đổi với AI, mỗi AI lại có một cái prompting cho hiệu quả khác nhau. Việc sử dụng AI có hiệu quả hay không là nhờ cách bạn nghĩ ra Prompting phù hợp nhất.

Hiện nay trên youtube/google chia sẻ rất rất nhiều tips để làm được những điều này. Và các bạn có thể học hỏi, sử dụng AI nhiều từ đó có những kinh nghiệm riêng, viết Prompt A mà chưa đúng thì điều chỉnh, thêm bớt để cho phù hợp hơn, nếu chưa được thì lại tiếp tục gửi Prompting mới => dần dần sẽ tạo thành kinh nghiệm.

Prompting AI - Hoàng Phan Blog
Prompting AI – Hoàng Phan Blog

AI có thể thay thế hoàn toàn một BA không?

Theo mình là không?

Bản chất thì BA là làm những công việc như Gathering requirement, elicitation, … thì giờ khi làm việc BA vẫn sẽ làm những bước đó, AI không thể thay thế, nó chỉ là góp sức thêm, vẫn cần người suy nghĩ và viết Prompting

Nhận định sai về AI

AI không thể giải quyết ngay 1 bài toán lớn, mà ta phải mơn mớn cung cấp dữ liệu, phân rã từng task nhỏ và giao cho AI ⇒ Do đó cũng cần người phân tích/ bóc tách cho dữ liệu đầu vào cung cấp cho AI những dữ liệu phù hợp và đầy đủ. Sau đó là tổng hợp/ đánh giá dữ liệu đầu ra từ AI, vì AI cho rất nhiều insight, và không phải cái nào cũng đúng ⇒ Người sử dụng AI cũng cần có kinh nghiệm về Tech, về BA trước đó để nhận định đúng sai.

Cho ví dụ ở đây về bài toán phân tích luồng subscription trong thanh toán dự án Seitrace của mình:

  • Mình đã hiểu subscription nó hoạt động ra sao
  • Nhờ AI tư vấn những bên cung cấp dịch vụ
  • Mình phải vào đọc tài liệu/ đọc code/API của những dự án đó + nhờ AI support giải thích nhanh
  • Sau khi hiểu ⇒ Nhờ AI đánh giá các bên phù hợp nhất với nhu cầu ⇒ mình check và kiểm chứng lại
  • Tổng hợp luồng tổng quan để đi qua 1 bên cung cấp thứ 3 phù hợp với bên mình nhất ⇒ Và mô tả cách hoạt động cho AI ⇒ AI vẽ luồng Sequence phù hợp.
Đọc thêm  Vẽ diagram sử dụng AI giúp Business Analyst tiết kiệm thời gian

Tức là AI ở đây được sài kiểu như giúp mình làm chi tiết hơn cho một số công việc. Từ một tasks lớn cần 3 ngày giải quyết xong, thì có thể nhờ AI mà ta giảm bớt 1 số công việc chi tiết nhưng lại tốn nhiều thời gian => Từ đó giảm còn 1 ngày để hoàn thành xong task.

Nhưng sẽ làm giảm lượng nhân sự trong một đội ngũ (Tức là dùng AI giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê nhân công)

Ví dụ thực tế là ở công ty mình, lượng việc khá nhiều và nếu trước kia chưa sử dụng AI mình nghĩ phải cần tuyển thêm 1-2 bạn BA để phụ tasks (Bản thân mình là 1 manager nên khá hiểu câu chuyện estimate task). Nhưng với việc mình biết sử dụng AI, làm cho hiệu quả công việc mình tăng lên rất nhiều => từ đó với ngày xưa 3 ngày xong 1 tasks lớn, thì giờ mình vẫn với 3 ngày đó có thể làm thêm 1-2 tasks với độ khó tương tự => Không cần tuyển thêm vẫn cover được.

Giả dụ một công ty với đội ngũ 20 nhân sự BA, và giờ Công ty biết cách đưa AI vào sử dụng, mình chỉ ví dụ là các bạn biết sử dụng ở mức tương đối (trung bình), và giúp các bạn giảm được 20% thời gian thực hiện task => Thì từ 20 nhân sự công ty có thể chỉ tuyển 16 nhân sự… (này là mình ví dụ =)) vì không chắc các công ty có đưa AI vào làm việc hoặc có vi phạm privacy gì không nữa)

Thách thức và lợi thế của người sử dụng AI

=)) Đôi lúc mình cũng cảm giác não mình bớt suy nghĩ logic đi 1 tí, cứ đụng là AI =)) cũng sợ lâu quá bị lụt nghề, hoặc thậm chí giảm đi tính tư duy… giống như xưa sài máy tính cầm tay á => làm giảm khả năng tính nhẩm 😐 đôi lúc kiểu 35 + 18 = XX thì lôi máy tính ra bấm :3 hoặc kiểu gõ lên google để tìm ra đáp án thay vì tính nhẩm (có kết quả nhanh hơn).

Thách thức:

  • Như ở trên có nói, dễ bị phụ thuộc quá nhiều vào nó
  • AI đôi lúc đưa ra insight ẩn => làm ta bị đánh lạc hướng/ đi sai hướng
  • Bảo mật dữ liệu, đôi lúc dùng => dữ liệu bị chia sẻ ra ngoài
  • Chi phí… nếu công ty tự build thì chi phí khá cao, còn đối với User sài bình thường thì như sài ChatGPT mỗi tháng 20$ cũng khá cao nếu bạn không biết tận dụng AI vào việc giúp bạn giảm hiệu suất, cũng như đôi lúc ngại việc trả tiền cho AI
  • Tốn công training, AI mà… cần 1 lượng dữ liệu khá lớn, với các công ty lớn thì dĩ nhiên cần training khá nhiều, còn sài cá nhân cũng phải biết cách nạp dữ liệu cho nó để nó có 1 context, dữ liệu từ đó phân tích và đưa ra đáp án đúng cho bạn.
  • Độ chính xác,… thiệt lòng mà nói thì AI… hiện tại độ chính xác cũng kiểu 80-20 (cảm nhận cá nhân),… mình qua thời gian thấy AI cung cấp dữ liệu khá ổn, đúng được cỡ 80%, còn 20%… hay sai lắm. Vậy lỡ bạn sài và không nhận ra 20% cái sai kia thì … toang. 😐
AI trả lời sai - Hoang Phan blog
AI trả lời sai – Hoang Phan blog

Lợi thế:

  • Tăng hiệu quả công việc: như chia sẻ ở trên rồi
  • Tạo tài liệu, … đây là 1 phần của tăng hiệu quả công việc, giúp ta có thể tạo tài liệu nhanh hoặc với một idea với một số ý nội dung => AI có thể giúp để Gen ra chi tiết hơn
  • Hỗ trợ tăng insight, đôi lúc bị bí ý tưởng, hoặc nghĩ không ra, cho AI 1 input và cố gắng trò chuyện với AI kiểu như AI là một chuyên gia từ đó có thêm nhiều insight + keyword để tìm hiểu thêm
  • Giúp dịch thuật: Giúp tóm tắt thông tin, Q/A, đôi lúc là dịch từ ngôn ngữ khác sang ngôn ngữ “tiếng Việt” cho bạn đọc hiểu.
  • Tìm thông tin/câu trả lời nhanh hơn… với cách trước đây ta sử dụng google để tìm đáp án, như hôm rồi mình tìm số liệu về doanh thu của 1 số competitors, search google tốn rất nhiều thời gian, nhưng sài AI => Nó cho mình kết quả có vẻ nhanh hơn,.. với này cũng tuỳ topic, thông tin mình đang tìm nhé.
  • Hỗ trợ ra quyết định =)) Cung cấp thêm thông tin và gợi ý để hỗ trợ ra quyết định lẹ hơn.

=> Bạn biết sài => là đã có thêm ít nhất 1 lợi thế rồi đó.

 

Bài cũng hơi hơi dài rồi, nên mình tách ra phần 2… sẽ trình bày “BA sử dụng AI trong những công việc nào? dùng AI nào?” và những lưu ý khi sử dụng AI nhé.

Categories Chia sẻ

Các vị trí công việc của BA?

by hoangphan Posted on
Vị trí công việc Business Analyst Hoang Phan blog

Bài thứ 5 trong chuỗi các bài viết “Tự học IT Business Analyst”

Hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu về các vị trí công việc của BA (Business Analyst) nhé.

Theo như cuốn BABOKv3 định nghĩa thì:

Vai trò BA

Vai trò của Business Analyst (BA) là căn chỉnh để các giải pháp được thiết kế và chuyên giao luôn phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan. Và những công việc của BA bao gồm:

  • thấu hiểu các vấn đề và mục tiêu của doanh nghiệp,
  • phân tích các nhu cầu và giải pháp,
  • đề ra các chiến lược,
  • dẫn dắt sự thay đổi, và
  • tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác của các bên liên quan

Những Job Title trong sách nói

Và trong sách có ghi những common job titles như sau.

Công việc BA BABOKV3
Công việc BA – BABOKV3

Thì ta có:

  • Kiến trúc sư nghiệp vụ (Business Architect)
  • Chuyên viên phân tích hệ thống nghiệp vụ (Business System Analyst)
  • Chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst)
  • Chuyên viên phân tích doanh nghiệp (Enterprise Analyst)
  • Chuyên viên tư vấn quản lý (Management Consultant)
  • Chuyên viên phân tích quy trình nghiệp vụ (Process Analyst)
  • Quản lý sản phẩm (Product Manager)
  • Người lĩnh xướng và phát triển sản phẩm (Product Owner)
  • Kỹ sư thiết kế và quản lý yêu cầu (Requirement Engineer)
  • Chuyên viên phân tích hệ thống (Systems Analyst)

Ụa Ụa khoan, sao không thấy ông IT Business Analyst trong danh sách trên nhỉ???? :v 

Thì thật ra “IT Business Analyst” là một cái title hay được gọi ở Việt Nam, và tuỳ công ty sẽ những loại công việc khác nhau, nhưng nếu tính trên danh sách trên thì IT Business Analyst khá gần với tên Business System Analyst.

Nên khi tìm việc các bạn có thể nghiên cứu về Job Description của mỗi công ty tuyển dụng, họ sẽ yêu cầu công việc mà từ đó chuẩn bị cho phù hợp với yêu cầu tuyển dụng nhé.

Năm 2021 mình có làm cho công ty Blockchain, có CEO là người Mỹ, khi tuyển dụng có một bạn ở Shenzhen (Thâm Quyến, Trung Quốc), job title là Product Manager sinh năm 2K, nhưng task và công việc của bạn là một IT Business Analyst (junior), mà ông CEO ổng hỏi BA là gì, sao mày (ý nói là mình) không phải Title là PM mà là BA, Rồi nó kêu dựa theo kinh nghiệm của nó thì BA được xem như một Junior PM cũng được :v…

Hôm rồi mình có học 1 khoá trên Udemy thì trên đó họ cũng giải thích Business System Analyst

Business System Analyst Hoang Phan Blog
Business System Analyst Hoang Phan Blog

Những vị trí gần giống IT BA ở Việt Nam

Riêng với mình thì mình biết những title hay gặp ở Việt Nam mà hay có dính tới IT Business Analyst như sau:

  • BA Presale: Thường các bạn này hay kiểu đi cùng với Sale để pre-sale các sản phẩm của công ty (product)/hoặc sản phẩm build outsource, rồi tham gia vào trao đổi nghiệp vụ lúc deal, rồi sau đó viết docs các kiểu, trao đổi với Dev (và phần kỹ hơn thường giao cho IT BA để làm tiếp). Mình cũng từng làm qua vị trí này.
  • BA triển khai (ERP, …): Thường là cũng join vào Pre-sale, khai thác yêu cầu, tài liệu hoá các yêu cầu, xác nhận, và thường là dạng hiểu rõ về sản phẩm công ty => Sau đó tuỳ yêu cầu sẽ điều chỉnh, cài cắm cho phù hợp nhu cầu mỗi khách hàng.
  • IT BA: Đã chia sẻ ở bài trước
  • Consultant: … Mấy ông này là BA lâu năm, có kinh nghiệm và thường tư vấn, triển khai các phần mềm, process các kiểu cho các doanh nghiệp…. à ờ, này mình không chắc tại chỉ biết vậy thôi, k biết có level junior Consultant không nữa.
  • Product Owner: Ông này có vai trò vận hành, cải tiến sản phẩm và tối ưu hoá sản phẩm, tăng lợi nhuận hoặc 1 lợi ích gì cho sản phẩm/công ty, hay đi trong hệ Scrum/Agile. Nhưng cũng tuỳ công ty, đôi lúc không nhất thiết phải gắn vào Scrum/Agile… Thường product ông PO làm là những sản phẩm product của công ty, yêu cầu ông này phải tham các task vụ liên quan đến nghiên cứu thị trường, hiểu sản phẩm, và biết sắp xếp việc nào ưu tiên trước sau để đẩy ae đội ngũ team Dev chiến. (Mình cũng đang làm vị trí này) => Ở Việt Nam mấy product lớn hay có nhiều PO lắm, ví dụ Momo hay ZaloPay tuyển PO, mỗi PO nắm 1 nhóm sản phẩm/tính năng và tìm hiểu kỹ, tập trung phát triển về nhóm tính năng đó => mang lại hiệu quả cho sản phẩm/công ty.
  • Product Manager: Ông này thường làm ở mức high level hơn ông PO, về định hướng sản phẩm (thường là nguyên 1 sản phẩm, hoặc 1 nhóm nhánh tính năng trong sản phẩm), ưu tiên nhóm tasks lớn, quản lý về vòng đời, đôi lúc gồm các bước như phỏng vấn, làm việc với nhiều khách hàng khắp nơi. Mục tiêu của ông PM hay gắn với mục tiêu kinh doanh, còn so với ông PO thì mục tiêu thường là mục tiêu phát triển sản phẩm

Câu kết.

Thật ra thì những cái trên một phần cũng là title, và tuỳ mỗi công ty sẽ có những cái khác nhau, ví dụ PO ở công ty A, nhưng đôi lúc công việc lại như PM ở công ty B, hay làm IT BA công ty A thì lại giống ông BA triển khai của công ty B.

Nên khi tìm hiểu và tham gia tìm việc, làm việc, bạn nên đọc yêu cầu của mỗi công ty mà chiến nha.

Như mình làm chả biết title mình là gì luôn :)))) lúc thì BA, lúc thì PO, lúc thì Product Manager, lúc thì Project Manager, rồi tham gia mấy task vụ về UX research…

Nên cứ có kỹ năng nào phù hợp, bạn hỗ trợ dự án và giúp nó phát triển đi đúng định hướng là cứ quất nhé.

 

Đọc các bài khác trong chuỗi bài: Tự học IT Business Analyst

Categories Tự học IT BA

Business Analyst cần những kỹ năng gì?

by hoangphan Posted on
Những kỹ năng của IT Business Analyst

Bài viết thứ 4 trong chuỗi bài “Tự học IT Business Analyst”

IT Business Analyst (ITBA) là một vị trí yêu cầu kết hợp của rất nhiều kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ. Để làm tốt vị trí BA, thì cần khá nhiều thời gian để rèn luyện – nắm vững các kỹ năng và công cụ để phân tích, giao tiếp và làm việc hiệu quả với các bên liên quan.

Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ những kỹ năng cần thiết và khá phổ biến khi làm IT Business Analyst nhé.

Bài viết cũ

Cách đây một thời gian mình cũng viết một bài liên quan đến các kỹ năng cần cho một internship khi làm BA theo cách nhìn và cách tuyển dụng của mình.

Bạn có thể đọc ở bài đây nhé

Thực tập IT Business Analyst cần những kỹ năng gì?

Tiếp theo đây mình vẫn chia sẻ những kỹ năng khác đầy đủ hơn.

IT Business Analyst cần những kỹ năng gì?

1. Kỹ năng về giao tiếp

Từ giao tiếp ở đây trong tiếng Anh mình đang muốn nói tới từ “Interpersonal skills“, 

Nó bao gồm:

  • Kỹ năng làm việc với những người khác (dev team, stakeholders, c-level,…)
  • Kỹ năng giao tiếp (communicate): gồm biết cách
    • Truyền đạt thông tin hiệu quả, rõ ràng, chính xác => này cả việc viết tài liệu & thuyết trình.
    • Lắng nghe và hiểu nhu cầu từ các bên liên quan
    • Đàm phán, thương lượng, thường là giải thích solutions, thuyết phục stakeholders theo một hướng nào đó tốt cho dự án, đôi lúc có xung đột giữa các bên cũng biết cách xử lý.
  • Kỹ năng về ngoại ngữ: Giờ tiếng Anh là một cái buộc phải có của BA, dù bạn BA cho công ty Nhật thì cũng cần phải biết tiếng Anh, đa số các kiến thức về BA, nghiệp vụ, công nghệ được viết trong tiếng Anh => Có tiếng Anh hỗ trợ việc đó, Ngoài ra nếu là công ty sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp thì càng tốt, có tiếng Anh => Tăng lương, tăng cơ hội việc làm,… Nếu không là công ty sử dụng tiếng Anh => Thì biết thêm tiếng Nhật, Hàn, Thái … tuỳ mỗi công ty 😀

2. Kỹ năng đặt câu hỏi

Hình như không mấy bài viết về kỹ năng này, nhưng mình nghĩ kỹ năng này rất rất quan trọng cho người làm Business Analyst luôn.

  • Luôn luôn hỏi “Tại sao?”, “Tại sao?”, và “Tại sao?”.
  • Câu hỏi này dành cho Stakeholders, các thành viên khác và hỏi cả chính mình, từ đó mà có thể tìm ra được vấn đề gốc rễ, những điều bạn chưa biết, chưa rõ để làm rõ nó, từ đó phân tích ra được giải pháp phù hợp.
  • Dĩ nhiên là khi hỏi “Tại sao” cũng cần có một sự tinh tế nhất định để phù hợp với từng bối cảnh cụ thể.
  • Và “tự thì thầm nói chuyện” với bản thân, tự đặt câu hỏi với chính bản thân bạn, đây là một trong những kỹ thuật mình sài để tự khơi gợi (elicitation) và tìm ra đáp án cho các câu hỏi khó.

Bạn hãy nghiên cứu những loại câu hỏi sau, mình nghĩ sẽ có lợi cho bạn đoá:

  • Câu hỏi làm rõ: Kiểu hỏi để làm rõ vấn đề, những thứ bạn chưa hiểu
    • Ví dụ 1: “Bạn có thể giải thích ý số 2 là như thế nào được không?”
    • Ví dụ 2: “Đăng nhập với email, ý bạn là cần mật khẩu hay với OTP?”
  • Câu hỏi đóng: thường là để xác thực thông tin
    • Ví dụ: “Vậy đăng nhập với email sẽ gửi một link vào email và người dùng nhấn vào để xác thực đúng không?”
  • Câu hỏi mở: khuyến khích người khác bày tỏ ý kiến
    • Ví dụ: “Bạn nghĩ gì về giải pháp này?”
  • Câu hỏi giả định: đưa vào một tính huống giả định và hỏi xem có những khả năng nào xảy ra hoặc kiểu xem thử người được hỏi phản ứng như thế nào
    • Ví dụ 1: “Giả sử user đăng ký, và luồng là tự động đăng nhập sau khi đăng ký, vậy email nằm trong blacklist có tự động đăng nhập được hay không?”
    • Ví dụ 2: “Giả sử như giải pháp không được lãnh đạo duyệt thì sẽ làm gì?”
  • Câu hỏi thăm dò: nhằm kháp phá sâu hơn về một vấn đề cụ thể, khuyến khích người được hỏi cung cấp thêm thông tin hoặc suy nghĩ kỹ hơn về câu trả lời của họ.
    • Ví dụ 1: “Bạn có thể cung cấp thêm chi tiết về những phần của hệ thống đang hoạt động chậm?”
    • Ví dụ 2: “Bạn có thể mô tả cụ thể hơn về ý nghĩa của ‘dễ sử dụng’ trong bối cảnh này không? Ví dụ, bạn đang nghĩ đến giao diện người dùng, tốc độ phản hồi của hệ thống, hay mức độ đào tạo cần thiết cho người dùng mới?”
    • Ví dụ 3: “Có ví dụ nào từ hệ thống hiện tại hoặc từ các ứng dụng khác mà bạn cho là dễ sử dụng không? Điều gì trong đó mà bạn nghĩ sẽ hữu ích cho hệ thống mới?”
  • Câu hỏi dẫn dắt: Dẫn mọi người đi theo 1 hướng cụ thể hoặc đồng ý với 1 quan điểm nhấn định => nhưng nên cẩn thận vì tránh ảnh hưởng đến tính khách quan.
    • Ví dụ 1: “User chắn chắn sẽ thích giao diện mới này hơn, vì nó trực quan hơn nhiều, các bạn thấy vậy đúng không?”
    • Ví dụ 2: “Bạn cũng đồng ý rằng việc thêm tính năng báo cáo tự động sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho team, đúng không?”
  • Câu hỏi đối chiếu: Kiểu dẫn dắt việc trả lời so sánh 2 hoặc nhiều lựa chọn => giúp đánh giá ưu và nhược điểm của từng phương án
    • Ví dụ 1: “Giải pháp A và B, cái nào tốt hơn nhỉ?”
    • Ví dụ 2: “Dự án này nên theo WaterFall hay Agile sẽ phù hợp hơn?”

3. Khả năng “Take notes”

😀 BA thường tham gia nhiều cuộc họp thảo luận, rồi trao đổi với nhiều bên, gathering requirements, tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng => Cần take notes lại để sau còn phân tích, đưa ra solutions, viết docs, cập nhật docs các kiểu. Do đó kỹ năng này rất quan trọng với người làm IT Business Analyst.

Nguyên tắc cơ bản

Để tốt khả năng take notes thì có 1 số nguyên tắc cơ bản mình gợi ý như sau, bạn có thể nghiên cứu và học thêm nhé.

  • Xác định mục tiêu ghi chép: Trả lời những câu hỏi “bạn cần ghi lại những thông tin gì?” “những điểm nào là quan trọng nhất?”
  • Sử dụng từ khoá/cụm ngắn gọn: Viết ngắn gọn, dùng từ khoá, hoặc dùng các ký hiệu để tiết kiệm thời gian, không gian, vì đâu ai đang nói cái đợi bạn ghi notes lại đâu phải không? =)) => Nhưng không có nghĩa bạn được hỏi lại nhé… do đó tận dụng việc hỏi lại để xác thực thông tin.
  • Sử dụng ứng dụng, hoặc giấy bút hợp lý, tuỳ thuộc vào cái nào tiện: tuỳ theo mỗi bạn, có thể viết note vào bút nếu bạn ghi chép nhanh và quản lý tốt, còn không thì có thể sài những phần mềm take notes như: Onenote, Evernote, Notion, Sticky Notes, Google Docs, Ms Word. => Như mình thì chỉ sài phần mềm thôi, gõ nhanh hơn nhiều :3
  • Tổ chức thông tin hợp lý: Nên học vài phương pháp ghi chép phổ biến => từ đó luyện và ghi thành cấu trúc hợp lý kiểu như có tiêu đề, đánh số, gạch đầu dòng,… Sau đọc lại còn biết ý nào ý chính, ý nào ý phụ, tìm kiếm thông tin cũng dễ dàng hơn.
  • Highlight những điểm quan trọng: Kiểu như sài dấu sao, tô đỏ, tô đậm, gạch chân, để sau này đọc lại còn chú ý những điểm đó
  • Được thì tổng hợp lại mấy cái bạn notes, xong gửi lại cho team/người tham gia cuộc họp để họ đọc & xác nhận lại. Hoặc đơn giản chỉ gửi thôi.
  • Bạn cần lắng nghe 1 cách chủ động, đừng ngại hỏi, khi viết xong thì dành thời gian đọc lại, đôi lúc cần điều chỉnh cho hợp lý, lưu trữ nơi dễ truy cập, ngăn nắp.

Phương pháp

  • Phương pháp outline, cách này mình hay sài: sắp xếp thông tin theo dạng thứ tự từ trên xuống, kiểu như viết sách ấy, đánh 1, 2, 3 hoặc I, II, III,.. cho tiêu đề, dưới thì a, b, c, … gạch đầu dòng (-)
    • Ví dụ:
      1. Yêu cầu dự án
      – Hệ thống cần hỗ trợ đa ngôn ngữ
      – Phải tích hợp với hệ thống CRM hiện tại
      2. Thời hạn và ngân sách
      – Thời hạn hoàn thành: 3 tháng
      – Ngân sách dự kiến: $50,000
  • Phương pháp Cornell: Chia làm 3 phần (dạng kẻ bảng),này mình cũng có sài, hay viết trên excel, nhưng cũng ít chứ không nhiều.
    • Phần 1: Bên trái: Kiểu như ghi từ khoá/ý chính
    • Phần 2: Bên phải: Ghi chi tiết nội dung (dạng tóm tắt)
    • Phần 3: Ghi tóm tắt toàn bộ nội dung (mình ít khi viết phần này lắm :v)
    • Từ khoá/Ý chính Ghi chép chi tiết
      Yêu cầu hệ thống
      • Hỗ trợ đa ngôn ngữ
      • Tích hợp với CRM hiện tại
      • Người dùng cần quyền truy cập hạn chế
      Thời hạn & Ngân sách
      • Thời hạn 3 tháng
      • Ngân sách $50,000Ví dụ:
         

      Tóm tắt: Dự án yêu cầu hệ thống đa ngôn ngữ, tích hợp với CRM, và phải hoàn thành trong 3 tháng với ngân sách $50,000.

  • Phương pháp sài mindmap: Mình cũng ít sài mấy này lắm 😀 Nhưng share cho bạn biết, có thể phù hợp với bạn.
    • 5 mind map types popular with teams

4. Kỹ năng gathering requirements

Kiểu các kỹ năng, techniques, hiểu các bước cần thực hiện để làm sao đó Gathering requirements một cách hiệu quả.

Gathering ở đây không phải là “Lấy”, mình cũng không biết dịch sao cho hợp lý, kiểu như bạn phải đi thu thập nhưng không phải nó có sẵn mà bạn phải nỗ lực để khơi gợi, làm việc, trao đổi, phân tích thì mới có được.

Sẽ có 1 bài viết về phần này kỹ hơn ở sau, bạn tìm đọc trong chuỗi bài viết của mình nhé.

5. Kỹ năng Thinking & Visualize

  • Tư duy phân tích: Phân tích từ vấn đề phức tạp thành những vấn đề nhỏ hơn, để tìm ra được giải pháp.
  • Tư duy phản biện: Kiểu hỏi, tự phản biện, đánh giá và phân tích thông tin một cách khách quan để đưa ra quyết định sáng suốt.
  • Tư duy hệ thống: Khả năng hiểu và phân tích một ván đề một cách hệ thống, hơi thiên kiểu như A thì dẫn đến B, Rồi B lại ra 2-3 trường hợp C1, C2, C3, …
  • Creative thinking: Kiểu tư duy sáng tạo, bạn nghĩ ra cái mới, hoặc tìm ra cách tiếp cận mới mẻ (innovation) để giúp cho dự án đi tới được mục đích một cách hay hơn, không đi theo khuôn khổ.
  • Tư duy hình dung/mô hình hoá dữ liệu (Visualize): Kiểu như từ một bài toán, mọi người nói và chia sẻ, nhưng những thông tin đó khó hình dung => Ta đưa nó về 1 dạng visualize. Như mình thì mình hay vẽ wireframe, takenote trên đó, vẽ userflow, hoặc modal overview, hoặc là diagram để cấu trúc lại nội dung sau đó dùng nó để phân tích, điều chỉnh thêm.
  • Tư duy vẽ bức tranh toàn cảnh: Mình hay phân tích vẽ đi từ bức tranh toàn cảnh vào, lúc nào cũng vẽ các thành phần của hệ thống, cách chúng kết nối, sau đó mới đi vào chi tiết hơn.

6. Kỹ năng viết docs/tài liệu

Bao gồm việc vẽ sequence, activity diagram, Usecases, User story, UML, BRD, URD, SRS, …

Kể cả việc vẽ wireframe, mockup, đôi lúc là UI design

Bạn đọc bài: https://hoangphan.blog/thuc-tap-it-business-analyst-can-nhung-ky-nang-gi/ để kỹ hơn phần này nhé.

7. Hiểu biết về Công nghệ và hệ thống

Như số 5, bạn đọc thêm trong bài viết mình đã viết trước đó nhé.

Không phải là kiểu bạn cái gì cũng biết, như code bạn không cần biết code giỏi, nhưng ít nhất biết cách hệ thống/code nó hoạt động, ví dụ đang phân tích tính năng “Calendar” cho chọn range ngày A=>B, mà nó yêu cầu animation các kiểu, thì bạn cũng cần biết ít nhiều để mà biết chắc là cái này Dev làm được chứ không đưa ra 1 tính năng mà Dev chả làm được, hoặc tốn rất rất nhiều thời gian, kinh phí.

Như mình thì từ dân Dev ra, trước cũng code được sơ sơ nên giờ phần đó khá lợi thế với mình, kiểu mình có thể ước chừng tính năng mất khoảng bao lâu thì xong nếu Dev đang ở level nào, làm được tính năng đó hay không? Hay thậm chí đi tìm code mẫu gửi cho dev luôn.

Hoặc kiểu như giờ các dự án dính tới vụ API khá nhiều => cần có kiến thức để mà đi đọc docs của đối tác, xem bên mình tích hợp được không? nếu tích hợp được thì luồng như thế nào.

8. Kỹ năng tư duy, chiến lược

  • Tư duy chiến lược: Khả năng nhìn nhận các vấn đề kinh doanh từ góc nhìn chiến lược, đảm bảo rằng các giải pháp được đề xuất không chỉ giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn hỗ trợ mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
  • Tư duy hệ thống: Hiểu biết về cách các yếu tố trong hệ thống công nghệ và kinh doanh tương tác với nhau, và cách các thay đổi trong một phần của hệ thống có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, hoặc ảnh hưởng 1 phần => từ đó nhắc Dev, QC chú ý tới để tránh xảy ra lỗi.

9. Hiểu biết chút về UI/UX

  • Biết cách vẽ wireframe, biết cách cấu trúc (layers), dùng các phần mềm vẽ như Figma, Axure, Balsamiq đồ.
  • Biết chút về WCAG để khi mà UI vẽ ra, mình test được, tránh phạm quá lỗi này.
  • Khi vẽ wireframe, thì không phải vẽ riêng biệt các screens, mà kiểu vẽ rồi link chúng nó lại với nhau, nhấn nút nào thì điều hướng tới đâu, đó là 1 phần của User Flow, UX, nên bạn có hiểu biết về UX để khi vẽ tối ưu được luồng, biết cách đặt button đâu cho hợp lý… Đôi lúc còn biết kiến thức mà cãi lại UI/UX team nữa :v mình hay vậy lắm, kkk. Đùa thôi!!! Tuỳ trường hợp.

10. Hiểu biết về Business/Domain

😀 Ví dụ làm BA Banking, thì bạn phải hiểu nghiệp vụ về Bank, làm bảo hiểm thì phải biết bảo hiểm là gì, nó thường có những tính năng gì, hoạt động ra sao,…

Này chắc không cần giải thích gì nhiều. … 😀

Ngoài ra bạn cũng hiểu thêm chút về tài chính, kiểu như khi build hệ thống nên biết về cách hệ thống làm ra tiền, hệ thống nào build chả support cho việc làm ra tiền đúng không? Hoặc kiểu giống như ảnh hưởng tới tài chính/business á => hiểu biết thì sẽ giúp bạn hiểu cái gốc rễ của việc làm ra hệ thống hơn => đưa những solutions hợp lý, chứ k thể nghe sao là làm vậy, BA phải tư duy lên.

11. Các kỹ năng khác

Mình nghĩ IT BA không chỉ dừng lại là cần những kỹ năng mình kể trên đâu, mà nó cần phối hợp nhiều kỹ năng khác nữa…

Mình chỉ kể 1 phần, trong quá trình làm việc các bạn có thể nhận ra thêm nha.

 

Bạn tìm và đọc tiếp những bài tiếp theo của mình nhé. 

Categories Tự học IT BA

Tại sao bạn muốn làm IT Business Analyst?

by hoangphan Posted on
Tại sao bạn muốn làm IT Business Analyst

Qua 2 bài viết đầu và đã hiểu IT Business Analyst là gì?, Vai trò của IT Business Analyst thì bạn đã hiểu phần nào về những gì công việc BA sẽ làm. 

Cũng chính vì có rất nhiều bạn nhắn tin và hỏi mình dạy về IT BA, mình hỏi ngược lại “Tại sao muốn làm BA?” nhiều bạn trả lời rất ngập ngừng, mình cảm giác như các bạn biết tới vì nhiều bài trên mạng đăng giới thiệu về BA sơ qua, chưa hiểu rõ cốt lõi của công việc BA, hoặc nghe lương cao … nên chuyển qua làm.

Mình có search trên google về chủ đề này =)) mà thấy toàn quảng cáo cho IT BA, kiểu như “Tại sao bạn nên làm IT BA”, mình thì không thích làm vậy lắm, chủ yếu là muốn những bạn nghĩ tới việc làm IT BA thì nên tìm hiểu kỹ về nghề IT BA, tự thấu hiểu bản thân => Chọn hướng đi cho đúng.

Nên bài này chính là một bài mình viết ra những câu hỏi để các bạn tự hỏi lại bản thân xem thử là

Tại sao bạn muốn làm IT Business Analyst?

Các câu hỏi để bạn tự hỏi bản thân và từ đó tự trả lời cho câu hỏi “Tại sao bạn muốn làm IT Business Analyst?”

  • Bạn có thực sự hiểu về công việc của một IT BA hay chỉ bị thu hút bởi những lợi ích như lương cao hoặc cơ hội thăng tiến? => BA không phải dễ như bạn nghĩ
  • Bạn có nghĩ BA dễ làm hơn ngành khác không? Hoặc kiểu thấy nó dễ hơn vị trí khác trong ngành IT => muốn làm
  • Bạn có thấy làm IT BA ít áp lực và công việc nhẹ nhàng hơn so với các vị trí công việc khác đúng không? Như mình thì mình thấy đúng =)) Vì mình thích và cảm giác như mình đang đi đúng, nhưng mình nghĩ với những bạn khác thì không phải như vậy, mình từng đưa bài toán hơi khó 1 tíu thôi, thấy những bạn BA đó làm mà bảo muốn nản luôn…. Nên ở góc nhìn của bạn cũng chưa chắc là đúng => Tìm hiểu kỹ, nghe những người từng làm kể đã.
  • Bạn có thích làm về công nghệ không? => Làm IT BA buộc phải làm liên quan đến công nghệ.
  • Bạn thực sự đã hiểu về tất cả những công việc IT BA sẽ làm chưa? => Chưa hiểu thì phải tìm hiểu thật là kỹ để biết và làm
  • Bạn có thích giao tiếp và làm việc với nhiều người từ các bộ phận khác nhau không? => Phải thường xuyên trao đổi, họp hành, khi lên vị trí cao hơn, việc họp còn nhiều hơn thời gian ngồi phân tích và viết tài liệu nữa, chưa kể thường được/bị người này người kia hỏi nghiệp vụ
  • Bạn có khả năng tự tìm hiểu một thông tin mới không? => BA là người đi tìm hiểu, nghiên cứu, có kiến thức rộng để đưa ra những giải pháp phù hợp => Phải luôn trong tâm thế tìm hiểu và học hỏi, đặc biệt là tự tìm hiểu.
  • Bạn có khả năng tự học không? Tìm hiểu để học kỹ năng mới=> Có những dự án rất rất mới, không có ai chỉ cho bạn, mà bạn lại là người đi đầu trong dự án => bạn phải có khả năng tự học, tự tìm hiểu, tự suy luận để có những kiến thức mới phù hợp với dự án. Chưa kể công nghệ thay đổi liên tục, buộc người làm trong lĩnh vực IT phải luôn cập nhật cái mới để tìm ra cái phù hợp nhất trong từng giai đoạn.
  • Bạn có khả năng truyền đạt ý tưởng và thông tin phức tạp một cách rõ ràng, dễ hiểu không? => Thật ra câu hỏi này thì mang tính tương đôi, bạn có thể trao dồi thêm trong quá trình học và làm BA, nếu đã có rồi thì tốt, chưa có thì nên học, làm nghề, ngành nào cũng cần cái này.
  • Bạn đã có kiến thức nền tảng về IT chưa? => Nên trao dồi và nắm các kiến thức cơ bản trước khi vào làm, đừng mộng tưởng việc học xong 1 khoá học là có thể đi làm, cũng sẽ có công ty chấp nhận ấy, nhưng… làm việc thiếu kiến thức IT thì sờ chét lắm nhoa, và cũng khó lên ví trị cao được => Bạn đang làm/định hướng làm IT BA mà.
  • Bạn có sẵn sàng đối mặt với thách thức mới /dự án khó không? => Thường thì cũng có rất nhiều dự án dễ, nhưng cũng không thiếu những dự án trung bình và khó, như mình chỉ nghe 1 đề bài đơn giản là “Xây dựng hệ thống tối ưu lợi nhuận” và từ mỗi câu đó, và một số dự án tương tự => Mình phải tự xâu chuỗi, tự chiến, kiểu đôi lúc vô thế bí không biết làm gì tiếp, mà cũng không có ai để hỏi, sờ chét cực kì => Phải có những kỹ năng bóc tách, tìm ra vấn đề gốc rể và cách xử lý từng phần nhỏ, cũng như chịu được áp lực cao thì mới ra được một phân tích hệ thống đầy đủ và hợp lý với yêu cầu được.
  • Bạn kỳ vọng gì về sự nghiệp IT BA? (Thăng tiến, mức lương, sự ổn định, cơ hội học hỏi,…)
  • Bạn có sự kiên nhẫn không? => Đôi lúc đợi KH rep, hoặc kiểu yêu cầu 1 cái gì đó từ các bên mà không được hỗ trợ, hoặc bị gây khó dễ nữa => Bạn chịu được không?
  • Bạn có thích viết không? Thực tế thì việc viết docs cũng chiếm kha khá thời gian cho những bạn mới vào làm BA => nên cảm giác khúc đầu mới đi làm chả phân tích gì mấy, thời gian chính toàn viết docs
  • Bạn có linh hoạt, và chịu được sự môi trường thường xuyên thay đổi không? => Làm BA thì phải linh hoạt, đôi lúc đổi xoành xoạch ấy
  • Có vài câu chuyện liên quan đến BA bị Dev, QC, KH chèn ép, kiểu ở giữa bị mọi người gây sức ép ấy => Bạn chịu được không?
  • Bạn làm IT BA có phải là kế hoạch dài hạn không? Hay chỉ là 1 bước đệm để lên 1 vị trí khác?
  • Có kế hoạch phát triển sự nghiệp chưa?
  • Liệu do IT BA đang “hot” nên nhảy qua, hay thật sự thích làm IT BA?
  • Bạn chuyển việc => Vậy bạn có sẵn sàng bỏ kha khá kinh nghiệm cũ để qua làm IT BA để bắt đầu một sự nghiệp mới không?
  • Bạn có khả năng/thói quen tự hỏi bản thân không? => Kinh nghiệm của mình là thường khi phân tích, tự hỏi bản thân là 1 kỹ năng vô cùng quan trọng trong việc tìm ra được giải pháp đó….
  • Bạn có thích việc gì cũng tới tay mình không? => Tuỳ công ty, nhưng mình thấy kha khá bạn làm BA, trong đó có cả mình. Kiểu như việc gì cũng tới tay, bạn có khả năng chịu được áp lực, làm nhiều đầu việc cùng 1 lúc như vậy không? HOặc kiểu multitasking, bị nhiều người làm phiền ấy…. Như mình là vừa làm (công việc của) Project Manager, Product Manager, 50% việc của UI Design, UX design, BA, PO, QC Lead, hỗ trợ khách hàng (CS), thậm chí đôi lúc là Graphic design, … có khi sắp tới là code luôn =)).
  • Bạn có nói chuyện với mấy người làm IT BA chưa? Có hỏi họ về kinh nghiệm đi làm, nghe những câu chuyện trong ngành chưa? => Tham gia thử group trên tele của mình để đọc thử nhé: https://t.me/businessanalystvietnam
  • Xung đột giữa các bên (giữa các khách hàng, stakeholders với nhau, giữa dev, QC,…) liệu bạn có thích xen vào và xử lý không? => Thực tế không phải là thích hay không? Mà là tuỳ tình huống bạn nên tham gia vào để giải quyết, đôi lúc đó là 1 phần công việc của bạn
  • Bạn có nhút nhát khi đưa ra ý kiến cá nhân không? => Làm BA không phải là nghe răm rắp theo người khác, mà bạn phải tự nhận định đúng sai, đôi lúc bạn phải định hướng, bản thân đưa ra quyết định, solution và giải thích, thuyết phục người khác => Do đó nếu bạn thấy nhát khi phải đối chấp, thảo luận, tranh luận với người khác,… thì bạn nên học cách để có thể làm được nhé. Như hiện tại với mình, C-level của công ty mình hay của đối tác, việc mình thảo luận thẳng thắn, chỉ ra cái sai, đưa ra giải pháp là chuyện bình thường, mà mình cũng đã làm điều này từ những năm đầu tiên đi làm rồi, nhưng lúc đó chưa đủ trình để được nói chuyện trực tiếp với C-level thôi.
  • …

Cũng nhiều câu hỏi rồi đó, bạn hãy đọc và tự trả lời cho bản thân => từ đó rút ra được câu trả lời phù hợp, xem thử mình thực sự thích IT BA và muốn làm không nhé…

 

Bạn quay lại danh sách bài viết để xem bài tiếp theo nhé: https://hoangphan.blog/tu-hoc-business-analyst/

Categories Tự học IT BA

Vai trò của IT Business Analyst

by hoangphan Posted on
Vai trò IT Business Analyst

Bài thứ 2 trong chuỗi bài tự học IT Business Analyst của Hoàng Phan Blog

Vai trò của Business Analyst

Như cách bạn đọc hiểu về khái niệm BA và IT BA ở bài trước, ta có thể thấy vị trí IT Business Analyst đóng một vai trò quan trọng trong các dự án phát triển phần mềm, và cải tiến quy trình. Là một trong những cầu nối cực kì quan trọng giữa bộ phận kỹ thuật và kinh doanh, đảm bảo rằng các giải pháp được phát triển phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và các bên liên quan.

Vai trò của IT Business Analyst Hoàng Phan Blog
Vai trò của IT Business Analyst Hoàng Phan Blog

1. Thu thập và quản lý yêu cầu:

  • Thu thập yêu cầu: Làm việc với các stakeholders (bên liên quan) từ đó xác định được mục tiêu, yêu cầu từ họ thông qua các việc thực hiện như: phỏng vấn, khảo sát, hội thảo, đọc tài liệu hiện có, ….
  • Xác định và làm rõ yêu cầu: Phân tích và làm rõ yêu cầu, làm sao mà ta hiểu đúng và đầy đủ những yêu cầu đó. Từ đó dự vào kinh nghiệm và kiến thức cá nhân để chuyển đổi thành các yêu cầu về kỹ thuật, đảm bảo rằng đội ngũ dự án có thể thực hiện chúng một cách hiện quả ở bước transition.
  • Quản lý các yêu cầu: Thường có nhiều sự thay đổi, do đó cũng cần viết lại để quản lý, cũng như đưa ra sự ưu tiên cho từng yêu cầu, đảm bảo sao đó đáp ứng được trong sản phẩm release ra cuối cùng.

2. Phân tích quy trình

  • Hiểu về quy trình hiện tại: BA cần hiểu về quy trình, nghiệp vụ hiện tại của vấn đề/doanh nghiệp
  • Xác định và tìm phương án cải tiến: Xác định vấn đề và các cơ hội để cái tiến trong quy trình. Làm sao đó có thể giảm chi phí, tăng hiệu quả, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

3. Đề xuất giải pháp

  • Đề xuất giải pháp: Dựa trên yêu cầu đã thu thập được, khơi gợi, phân tích để đề xuất nhưng giải pháp phù hợp. Giải pháp có thể là phần mềm mới, cải tiến quy trình, thay đổi chiến lược, làm thêm tính năng, điều chỉnh tính năng,…
  • Đánh giá giải pháp: BA đánh giá các giải pháp dựa trên nhiều tiêu chí như: chi phí, lợi ích, rủi ro, tính khả thi => đưa ra giải pháp tốt và phù hợp nhất.

4. Xây dựng và trình bày tài liệu

  • Tạo tài liệu yêu cầu: BA chịu trách nhiệm tạo ra các tài liệu chi tiết như: Business Requirement Document (BRD) – Tài liệu yêu cầu kinh doanh, nghiệp vụ, User Requirement Document (URD) – Tài liệu yêu cầu người dùng, Software Requirements Specification (SRS) – Tài liệu yêu cầu phần mềm, Functional Requirement Specification / Functional Specification Document (FRS/FRD) Tài liệu yêu cầu chức năng, Các loại như Use Case, User Stories, Product Vision,…
  • Tài liệu hỗ trợ việc test: Checklist, Testcases, Testplan.
  • Trình bày giải pháp: BA trình bày các giải pháp đề xuất và các tài liệu yêu cầu cho các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và đồng ý với những gì sẽ được thực hiện. Việc này kiểu đi xuyên suốt quá trình phát triển, Dev hỏi, QC hỏi, Sếp hỏi, Khách hàng hỏi,… BA trả lời thông tin nghiệp vụ.

5. Hỗ trợ kiểm thử

  • Việc này BA cũng có phần đó nha =)), thường thì việc test sẽ nằm trong tay QC, nhưng BA cũng là người tham gia vào, đôi lúc sẽ xem thử khi lên thực tế sản phẩm thì có cần điều chỉnh gì không => từ đó điều chỉnh yêu cầu cho hợp lý
  • Test để xem thử giải pháp được phát triển có đúng yêu cầu đã đề ra hay không.
  • Tham gia viết Checklist, testcases, kiểm thử chấp nhận người dùng (User Acceptance Testing – UAT) => đi kèm với việc report bugs

6. Hỗ trợ thiết kế

  • BA cũng tham gia vào giai đoạn thiết kế (tuỳ công ty), thường BA là người tìm hiểu khá kỹ về nghiệp vụ, và luồng hệ thống chạy => có thể đề xuất các liên kết giữa các màn hình (User Flow)
  • Tham gia review & đánh giá thiết kế cùng với đội ngũ UI để xem đã meet requirements hay chưa.
  • Đề xuất giải pháp phù hợp để phụ trợ thêm cho đội ngũ UI/UX trong việc thiết kế giao diện và luồng người dùng.

7. Quản lý thay đổi

  • Dĩ nhiên quá trình phát triển phần mềm luôn có sự thay đổi ít nhiều, có thể xuất phát từ các stakeholders, hoặc từ chính BA thấy chưa hợp lý và đề xuất thay đổi => Cần quản lý thay đổi một cách hệ thống và không ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, cũng như chất lượng dự án.
  • Đảm bảo sự đồng thuận: Thay đổi => Thì phải đề xuất => Rồi có sự đồng thuận từ nhiều bên => Áp dụng việc thay đổi, đôi lúc có những thay đổi tác động tới các bên khác và các dự án khác => cũng cần làm việc để việc thay đổi không ảnh hưởng quá nhiều hoặc có nhiều thì các bên đều xử lý tốt để mang tới 1 kết quả chung tốt nhất có thể.

8. Tạo cầu nối giữa các bên.

  • Truyền đạt thông tin: BA đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận kinh doanh, các bên liên quan và kỹ thuật, đảm bảo rằng các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp được truyền đạt rõ ràng và chính xác đến nhóm phát triển.
  • Giải quyết xung đột: BA giúp giải quyết các xung đột giữa nhu cầu kinh doanh và khả năng kỹ thuật, đảm bảo rằng giải pháp cuối cùng phù hợp với cả hai bên.

9. Hỗ trợ triển khai

  • Thường giai đoạn triển khai, BA sẽ hỗ trợ trong việc đào tạo người dùng, viết tài liệu hướng dẫn, đôi lúc còn phải đi cài cắm nữa cơ 😀 

10. Đánh giá hiệu quả giải pháp

  • Đánh giá sau khi triển khai: Sau khi giải pháp được triển khai, BA đánh giá hiệu quả của nó so với các mục tiêu ban đầu. Họ thu thập phản hồi từ người dùng, phân tích dữ liệu hiệu suất, và xác định liệu giải pháp có đáp ứng được kỳ vọng hay không.
  • Đề xuất cải tiến: Nếu cần thiết, BA đề xuất các cải tiến hoặc điều chỉnh để tối ưu hóa giải pháp hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi triển khai.

Kết luận

IT Business Analyst đóng một vai trò rất quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm, giúp việc thực hiện phân tích, triển khai dự án trơn tru và đúng yêu cầu, nhưng có thể trong công ty bạn hoặc đội phát triển của bạn không có ai có title là “Business Analyst”, vậy thì hãy tìm hiểu thêm các bài phía sau để hiểu vì sao nhé.

 

Bạn quay lại danh sách bài viết để xem bài tiếp theo nhé: https://hoangphan.blog/tu-hoc-business-analyst/

Categories Tự học IT BA

Business Analyst là gì?

by hoangphan Posted on
IT Business Analyst là gì? Hoàng Phan Blog

Bài viết đầu tiên trong chuỗi tự học Business Analyst của Hoàng Phan. Blog.

Giới thiệu

Mấy năm gần đây ngành “IT Business Analyst” được tìm kiếm nhiều hơn, đi đâu cũng nghe bàn luận về việc tìm hiểu và làm BA. Bạn bè mình cũng hỏi thăm khi biết mình làm việc ở vị trí BA, cũng có bạn đã chuyển qua làm với mức lương khá ổn hơn nhiều so với công việc hiện tại của các bạn.

Nhớ năm 2017 mình mới đi làm và lúc đó ở công ty mình lúc đó vị trí BA chỉ dành cho mấy anh đã có rất rất nhiều năm kinh nghiệm, thế mà qua sau 1-2 năm sau, nhiều bạn dù chưa có kinh nghiệm vẫn làm được, và cũng như công việc BA được chia nhỏ tasks hơn, khó thì người có kinh nghiệm làm, các công việc còn đơn giản, dễ, thì giao cho các bạn mới tập tành vào nghề. Thế là nó trở nên phổ biến như bây giờ.

IT Business Analyst là gì? Hoàng Phan Blog
IT Business Analyst là gì? Hoàng Phan Blog

IT Business Analyst là gì?

IT Business Analyst (hay được gọi là Chuyên viên phân tích nghiệp vụ IT), là một trong những vai trò trong các dự án công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm.

Nhiều bạn thì hay định nghĩa BA là:

  • Người phiên dịch
  • Là người làm Document cho dự án
  • Là cầu nối, giao tiếp giữa các bên (Dev team, Stakeholders, khách hàng,…)

Vậy giờ bóc tách từ cái tên IT Business Analyst ra để xem nhé.

  • IT: Information Technology (Công nghệ thông tin)
  • Business: thường được học là Kinh doanh, nhưng trong ngữ cảnh này còn có nghĩa là “Nghiệp vụ”
  • Analyst: là chỉ người làm những công việc liên quan đến nghiên cứu, tìm hiểu rõ hơn, đưa ra giải pháp, dự đoán,… Dịch tiếng Việt là “Người làm phân tích”

Do đó người làm IT Business Analyst là người làm công việc liên quan đến NGHIÊN CỨU, TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÀM RÕ, đưa ra GIẢI PHÁP, và những công việc đi theo như Họp hành, viết tài liệu (tài liệu hoá), truyền đạt thông tin, quản lý các yêu cầu, hỗ trợ triển khai, …

Những phần ở trên mình tập trung nói sâu về công việc IT BA, còn riêng Business Analyst (BA) thì nó hiện diện ở khắp mọi nơi.

Miễn sao người làm những công việc đó tìm ra được “Need” (nhu cầu, yêu cầu thực sự) để đưa ra được những Solution (giải pháp) và mang lại những giá trị cho doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức, những bên liên quan (stakeholders). Bạn đọc khái niệm về Business Analysis (Việc/tasks mà Business Analyst sẽ làm) từ cuốn BABOK v3.

Business analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. (BABOK v3)

Thường thì cái “need” này cũng là một từ khoá, khi mà chính những người/doanh nghiệp đưa ra yêu cầu nhưng họ cũng không biết họ muốn thực sự là gì, thường yêu cầu khá chung chung => đó đó người làm việc này (BA) phải phân tích, sử dụng các kỹ thuật khác nhau để tìm ra Need và chỉ ra cho họ thấy.

Quy trình Business Analysis

Và thường thì BA sẽ làm theo quy trình sau, và IT BA cũng áp dụng quy trình này luôn

Quy trình Business Analyst - Hoàng Phan Blog
Quy trình Business Analyst => Tìm ra need
  • Thường thì bắt đầu từ Business Requirements (Yêu cầu về nghiệp vụ)
    • Cần trả lời được câu hỏi là “tại sao tôi muốn điều này?“
    • Điều này chính là các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải và có một mục tiêu cần giải quyết.
    • Cần xác định rõ là cần thay đổi hoặc thực hiện một giải pháp nào đó để mang lại giá trị cho doanh nghiệp ví dụ như tăng doanh thủ, giảm chi phí, cải thiện hiệu quả công việc,…
  • Stakeholder requirements
    • Cần trả lời câu hỏi là “Yêu cầu từ các bên liên quan là gì?“
    • Từ việc biết được mục tiêu cần giải quyết, BA sẽ làm việc với các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ.
    • Stakeholder thì có thể là khách hàng, người dùng cuối (enduser), các nhà quản lý, các đội hỗ trợ, đội nghiệp vụ của công ty,…
  • Solution requirements
    • Cần trả lời câu hỏi “Tôi muốn gì?“
    • Từ yêu cầu và mong muốn của stakeholders, BA sẽ tìm ra các giải pháp cụ thể để đáp ứng những yêu cầu của họ, gồm những yêu cầu về chức năng, phi chắc năng.
    • Solutions có thể bao gồm: tính năng, hành vi/cách hoạt động/User flow của hệ thống, hiệu suất, tiêu chuẩn bảo mật, …
  • Transition requirements
    • Cần trả lời câu hỏi “Điều kiện là gì?“
    • Khi đã có giải pháp thì bắt đầu xây dựng và triển khai, cần xác định những điều kiện như đội ngũ phát triển, phát triển trong bao lâu, những ai tham gia vào, cần làm những gì?, kiểm thử, cơ sở hạ tầng,… để làm sao đó mà giải pháp được áp dụng tốt vào thực tiễn, giúp cho việc chuyển từ trạng thái hiện tại của doanh nghiệp sang trạng thái mới mong muốn trong tương lai (nhờ áp dụng giải pháp).
  • Và dĩ nhiên khi triển khai cũng cần phải đánh giá lại kết quả, chứ không phải làm 1 lần là xong, do đó mà có “Assess outcomes” ở trên mũi tên cuối.
    • Đánh giá để đảm bảo các yêu cầu ban đầu đã được đáp ứng Business Requirements chưa?
    • Và tiếp đó sẽ có những vấn đề, yêu cầu mới phát sinh ra => quay lại bước quy trình để điều chỉnh và cải thiện để đáp ứng tốt nhất yêu cầu từ doanh nghiệp.
    • Các dự án được làm ra luôn cần được điều chỉnh, thay đổi theo thời gian để phù hợp với những yêu cầu về nghiệp vụ/kinh doanh của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

Một ví dụ vui về giải pháp

Ví dụ vui về giải pháp Business Analyst
Ví dụ vui về giải pháp Business Analyst

Một ví dụ về việc làm BA trong cuộc sống hằng ngày:

Ngày mai anh em phải làm việc tại nhà, nhưng ở khu vực nhà bạn lại có lịch cúp điện, mà công việc cần xử lý ngay, vậy nếu theo như Quy trình Business Analysis chúng ta sẽ làm như sau:

  • Xác định Business Requirements (mục tiêu): Hoàn thành công việc một cách hiệu quả kể cả khi cúp điện.
  • Một số giải pháp (solutions) mà có thể có:
    • Tranh thủ tối nay làm việc trước hoàn thành sớm và báo công ty mình làm việc trước như vậy
    • Di chuyển ra quán cà phê nơi có điện để làm việc
    • Sử dụng pin laptop + phát 4G từ điện thoại và tranh thủ hoàn thành việc thời thời gian sử dụng PIN.
    • Sử dụng pin dự phòng
    • …
  • Các bên liên quan:
    • Công ty và Khách hàng: Chờ nhận kết quả công việc từ bạn, bạn phải chịu trách nhiệm khi không hoàn thành công việc đúng hẹn
    • Các thành viên trong đội ngũ làm việc cùng bạn, cần bạn làm việc cùng khung giờ để hỗ trợ nhau, cập nhật thông tin hoặc công việc có liên quan.
    • Bản thân bạn: xong công việc còn đi cà phê với bạn đúng 8g tối,… hoặc tránh mất uy tín vì trễ hẹn công việc,…
  • Chọn giải pháp phù hợp với các stakeholders và tuỳ trường hợp:
    • Thời gian cúp điện ngắn => Có thể dùng pin laptop để hoàn thành công việc
    • Cúp điện dài => Đi ra quán cf cho chắc, hoặc qua nhà bạn, qua co-working, hoặc lên công ty :v 
    • Nhà có sẵn máy phát điện, pin dự phòng => Sử dụng máy phát điện, pin dự phòng và làm tại nhà
    • Buộc phải ở nhà trông con => Thuê máy phát điện chẳng hạn để làm việc tại nhà và vừa có thể trông con, hoặc dẫn con tới co-working space/coffee để vừa trông con vừa làm.
    • Buộc phải làm cùng lúc với mọi người trong công ty để hỗ trợ qua lại => Không nên làm trước, hoặc làm trước 1 phần và cần đi ra nơi có điện để online và làm việc trong suốt thời gian mọi người khác trong công ty đang làm.
  • Transition:
    • Tuỳ theo giải pháp phù hợp nhất => Thực hiện cho phù hợp.
    • Ví dụ chọn làm việc trước: Chuẩn bị danh sách công việc, thời gian bao lâu để hoàn thành, sức khoẻ đảm bảo, báo trước cho công ty,…
    • Ví dụ chọn di chuyển đến nơi có điện: Thì cần chuẩn bị và mang theo thiết bị cần thiết, chuẩn bị hoặc tính phương án ăn uống cho phù hợp
    • Ví dụ chọn sử dụng pin điện thoại, laptop: Thì sạt đầy pin, tối ưu hoá việc sử dụng pin, giảm độ sáng màn hình
    • Ví dụ chọn sử dụng máy phát điện: Cho chạy máy trước và kiểm tra kết nối điện, mua xăng hay nhiên liệu để chạy được trong khung thời gian cần có điện,…

Một ví dụ về công việc IT BA trong làm phần mềm.

Mình đang có trung tâm tiếng Anh, hiện tại hệ thống quản lý khoá học, lớp học đã có học viên, giáo viên, khoá học nào, học bao nhiêu buổi.

Hiện tại khi mà có học viên đăng ký học, ví dụ 32 buổi học, thì người quản lý lớp học sẽ thêm vào trong hệ thống từng buổi học một, rất tốn thời gian dù đã biết trước lịch học vào những thứ mấy, khung giờ nào trong 1 tuần, có được lịch của giáo viên với học viên này rồi.

Do đó ta có thể phân tích và tìm ra giải pháp như sau:

  • Xác định Business Requirements (mục tiêu): Có thông tin về khoá học, người quản lý giảm thiểu thời gian thêm các buổi học vào hệ thống.
  • Các bên liên quan:
    • Người quản lý lớp học, có thông tin cơ bản về khoá học và muốn giảm thời gian thêm dữ liệu vào hệ thống
    • Giáo viên: Cung cấp danh sách các buổi trống có thể dạy học viên, xem được danh sách các buổi học có trước.
    • Học viên: Cung cấp lịch học, xem được buổi học tiếp theo.
  • Một số giải pháp (solutions) mà có thể có:
    • Viết công thức trên file excel, và tạo ra danh sách các buổi học, copy và bỏ vào trường nhập dữ liệu, hệ thống thêm các buổi đó vào db và hiển thị lên cho từng role sử dụng hệ thống
    • Có 3 trường dữ liệu gồm nhập giáo viên, nhập học viên, nhập lịch học theo tuần, số buổi học => nhấn nút và hệ thống tự chạy.
    • Thuê thêm người vào phụ.
  • Chọn giải pháp phù hợp với các stakeholders:
    • Thêm dữ liệu trên excel, thì việc cập nhật lịch của giáo viên phải bị x2 lần khi nhập cả ở excel và hệ thống, người quản lý cũng phải nhập thông tin và quản lý file excel, cũng như hệ thống bị tách rời, và cũng cần build logic cho việc thêm lớp
    • Thêm dữ liệu trên hệ thống thì giáo viên cập nhật dữ liệu 1 lần, người quản lý có thông tin toàn bộ trên hệ thống, điền vào và chạy, nhưng việc develop tính năng sẽ có chút phức tạp và tốn chi phí hơn, và chi phí này cần xem xét có phù hợp với chi phí trung tâm có thể cho phép làm không? => Có
    • Thuê thêm người phụ thì chi phí sẽ không chi nhiều ngay lúc đầu, nhưng về lâu về dài chi phí khá cao so với việc xây dựng hệ thống, cũng như phức tạp hơn trong việc quản lý nhân sự
    • => Chọn phương án số 2, dữ liệu trên 1 hệ thống quản lý duy nhất, tốn chi phí xây dựng ban đầu hơi cao tíu nhưng nằm trong phần chi phí chấp nhận.
  • Transition:
    • Dự trù kinh phí
    • Phân tích các tính năng, cách hoạt động, logic, làm file hướng dẫn cho giáo viên nhập thông tin lịch rãnh, cấu trúc lại hệ thống DB cho phù hợp
    • Testing và triển khai
  • Đánh giá hiệu suất, kết quả sau khi triển khai.

 

 

Bạn Quay lại danh sách bài viết để xem bài tiếp theo nhé: https://hoangphan.blog/tu-hoc-business-analyst/

Categories Blockchain Business Analyst Chia sẻ

Vẽ diagram sử dụng AI giúp Business Analyst tiết kiệm thời gian

by hoangphan Posted on
BA Sử dụng AI vẽ diagram

1. Giới thiệu

Hi mọi người, team mình vừa go live tính năng Seitrace Insights và với việc phân tích tính năng này, mình sử dụng AI rất nhiều để phục vụ việc phân tích, thiết kế và vẽ luồng nghiệp vụ.

Nhờ đó mà mình có kinh nghiệm để viết lại bài blog này để chia sẻ

cách mình đã dùng AI cho việc phân tích và vẽ sequence diagram một cách nhanh chóng

tiết kiệm khá nhiều thời gian, rút ngắn thời gian phân tích, và Dev cũng có thêm thời gian để develop tính năng khi mà yêu cầu về timeline khá gấp rút.

2. Công cụ AI sử dụng

Mình chỉ sử dụng 2 công cụ AI trong đợt này đó là ChatGPT4.0 và Mermaid

  • ChatGPT thì mình không biết phiên bản miễn phí 3.5 có hỗ trợ tốt được như bản mình đang sài không, mình sài Poe trả phí nên sài ChatGPT4 và các AI khác khá sướng 😀 Mà thiết nghĩ GPT3.5 cũng có support sẵn rồi.
  • Mermaid bạn có thể lựa chọn dùng phiên bản live tại: https://mermaid.live/ hoặc dùng Visual Studio Code và cài plugin Markdown Preview Mermaid Support
plugin mermaid hoangphan.blog
plugin mermaid hoangphan.blog

3. Bước phân tích cơ bản

Thật ra mỗi bạn BA, và tuỳ theo công ty sẽ có những cách phân tích khác nhau để đạt được mong muốn, mình với vai trò là một Product Manager, góc nhìn và cách phân tích của mình sẽ đi từ overview => đến chi tiết.

Mình chia làm các giai đoạn phân tích tính năng

Bước 1: Sử dụng thử các sản phẩm có sẵn trên thị trường mà có tính năng tương tự

Bước 2: Tập trung suy nghĩ và định hình những thành phần, Actors, tasks cần làm để xây dựng tính năng.

Bước 3: Dùng AI để research dựa theo keyword để tìm các kiến thức xung quanh tính năng/partner

Bước 4: Dùng AI để bắt đầu vẽ luồng…

Bạn có thể đọc bài “Phân tích tính năng subscription” của mình để biết được cách mình đã phân tích, ở bài này mình sẽ tập trung vào phần vẽ luồng

4. Sử dụng ChatGPT để vẽ ra luồng

Ở bước này mình cơ bản chỉ chat với ChatGPT và đưa ra yêu cầu cụ thể nhất có thể.

Thường thì các bạn có thể sử dụng để vẽ sequence diagram, flow chart hoặc activity diagram sẽ khá là ok nha.

Ví dụ:

Hi, Mình muốn xây dựng tính năng bán API của một Explorer blockchain SEI.
Hiện tôi đã có nguồn dữ liệu có sẵn.

Hãy giúp tôi vẽ luồng Sequence diagram, thanh toán sử dụng Coinbase, phần subscription (Subscription Management sẽ được đội ngũ tự phát triển)

Luồng người dùng sẽ chọn gói Advanced hoặc Professional, sau đó yêu cầu Sub Mgmt Server tính toán để cho User xác nhận, Khi xác nhận => xử lý để qua bên Coinbase tạo hoá đơn, Và khi có hoá đơn cần gửi cho user thông tin qua kênh Front end và Email.

User sẽ thanh toán

Sử dụng Mermaid

 

Thì mình sẽ nhận được một luồng bằng chữ như dưới => Copy bỏ vào trong công cụ Mermaid online, hoặc trên Visual Studio Code

mermaid-sequence text Hoang Phan blog
mermaid-sequence text Hoang Phan blog

Và sẽ nhận được luồng như sau.

mermaid-sequence-diagram Hoang Phan.blog
mermaid-sequence-diagram Hoang Phan.blog

Nhưng dĩ nhiên luồng sẽ chưa thể đúng 100%, do đó bạn cần chat và trao đổi, yêu cầu chỉnh sửa thêm với ChatGPT để cho luồng chính xác nhất.

Bạn có thể đọc đoạn demo của mình bên dưới để biết cách mình đã trao đổi với ChatGPT như thế nào để có luồng nhé.

…… đọc đoạn chat ở đây …

Sau khi đã có luồng hoàn chỉnh, mình sẽ lưu lại file Mermaid, và screenshot để bỏ vào tài liệu 😀

Final flow API Payment
Final flow API Payment

Đoạn luồng cuối cùng của Mermaid

Bạn có thể tải ở đây nha 

 

… Thế là có luồng rồi :v. Khá tiết kiệm thời gian, thậm chí đôi lúc AI hỗ trợ mình vẽ ra các luồng mà mình cũng không nghĩ tới luôn. Nhưng cần có những lưu ý sau khi sử dụng AI vẽ diagram.

5. Lưu ý khi sử dụng AI vẽ diagram

  • Cần phải phân tích cơ bản, high level trước, khi gặp vấn đề thì sẽ nhờ AI để ra thêm  ý tưởng, cũng như luồng còn thiếu, hoặc hỏi để tham khảo.
  • AI không thể thay thế được mình, bạn không thể đưa một bài toán chung chung mà nó giải và đưa ra luồng cho bạn
  • Phải chat và hỏi nhiều lần để AI làm gần sát với ý đồ của bạn nhất.
  • AI là trợ lý của bạn, giúp bạn có thêm ý tưởng, luồng chưa hiểu, nhưng việc rà soát lại luồng, đọc docs chính thống là rất quan trọng. Ví dụ như trong bài toán mình vừa giải, mình phải cần kiến thức về API để đọc rất nhiều docs API chính thống của 3rd để xác định xem luồng của AI vẽ đúng, và có thể sử dụng với bên thứ 3 không.
  • Bạn cũng cần có kinh nghiệm, quan điểm, ý kiến, tư duy riêng để check lại xem luồng, ý kiến của AI đưa ra đúng không.

6. Kết luận.

Mình gần đây nghiên cứu về các công cụ về AI, và sài khá nhiều loại khác nhau, thật sự thấy nó rất tiện ấy… Bạn thử sài đi nha 😀 Giờ mình xem AI như là 1 trợ lý, vừa rồi có ngồi cf với vài người bạn bàn luận về chủ đề, rất rất nhiều bạn đã áp dụng trong công việc và hiệu quả nhiều rồi. Bạn hãy thử sài đi nhé 😀

Và việc vẽ diagram này là một trong những ứng dụng mình thấy rất tiện, tiết kiệm thời gian, hi vọng sẽ giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn với cách mình đã dùng.

1 2 3 … 5