Loading...
Tìm kiếm

Tag Archives: mẹo

Categories Chia sẻ

Cách mình quản lý lịch trình làm việc?

by hoangphan Posted on
Quản lý lịch cá nhân

Mở bài

Hi chào các bạn, lại là Hoàng đây. Nay cuối tuần, sáng mình có đi cf với anh Tony, chủ blog Blaoman. Anh em có bàn về nhiều kiến thức của dân IT BA chủ đề Fintech, Blockchain, cũng như thảo luận chia sẻ kiến thức mà anh em tự mần mò được để cùng nhau phát triển kỹ năng trong công việc.

Lý do có bài viết

Vô tình lại nhắc tới phần nhiều bạn đồng nghiệp hay book lịch họp lung tung, book tức thì hay sáng book → chiều họp mà không chắc cả nhóm có tham gia được hết không?

Hoặc thậm chí đôi lúc chính bản thân cá nhân cũng không biết mình có rãnh giờ nào để báo lại cho người khác là có tham gia họp được không? Và check lại lịch rất tốn thời gian. Hay cảnh phải hỏi từng người một để book lịch họp và đợi confirm từ từng người một khi người book không biết lịch rãnh của từng người.

Mình đã chia sẻ cách mình quản lý các lịch công việc của mình cho anh Tony. Cũng như cách mà mình báo lịch rãnh cho người khác. Do đó mình xin phép viết lại để chia sẻ “Cách mình quản lý lịch trình công việc dễ dàng hơn khi làm Business Analyst nhiều dự án, nhiều công ty qua calendar”

Các ứng dụng mình sử dụng để quản lý lịch làm việc

Hiện tại bản thân mình dùng 3 ứng dụng.

  • Google calendar
  • Calendar của Apple trên Macbook và Iphone.
  • Calendly.com

Cách mình kết hợp các ứng dụng lại để quản lý.

Hiện tại mình làm một lúc nhiều dự án cũng như nhiều công ty/đội nhóm, và cũng như meeting rất nhiều do đó lịch khá dày đặc và khó kiểm soát khi mỗi công ty lại sài một email khác nhau, ngoài ra mình còn có lịch cá nhân.

Dưới đây là cách mình thực hiện để quản lý lịch của mình.

Mình phân ra làm 2 nhóm:

  • Xem lịch và nắm thông tin lịch trình họp/làm việc:

    Kiểm tra lịch trình làm việc
    Apple calendar trên máy Macbook
    • Mình sẽ add tất cả các calendar khác nhau vào chung trong ứng dụng calendar trên MacOS và Iphone, là 2 thiết bị mình thường xuyên dùng để track lịch của mình.
    • Share quyền cho Calendar của Apple, để mình có thể reject/approve the calls từ các calendar khác. Do đó mình chỉ cần sài đúng 1 app để check và manage thay vì phải vào từng calendar để check cũng như reject/approve calls. Và cả tạo lịch họp ngay trên 1 ứng dụng này cho từng calendar riêng.
    • Tất cả các lịch như lịch bay, lịch ở hotel, lịch du lịch, hay reminder sẽ trao quyền add lịch vào 1 email cá nhân riêng (email để đăng ký các tài khoản trên internet)
    • Lịch cá nhân thì mình cũng sài email riêng để add khi cần (email cá nhân làm việc)

  • Đưa ra thông tin lịch rãnh của mình để những người khác book họp với mình nếu cần.

    Cách quản lý lịch của mình
    Cách quản lý lịch của mình
    • Mình sài Calendly.com để làm việc này
    • Add tất cả calendar & sync tất cả lịch của mình lên trên calendly để người khác thấy những lịch trống của mình để đặt.
    • Mình sài 2 calendly khác nhau, 1 cái là cho cá nhân, 1 cái là cho công ty mình có lịch họp nhiều nhất, riêng một số nhóm, cty ít họp thì mình có thể book trực tiếp, hoặc gửi link gg meet.
    • Mình chủ động add lịch bận của mình lên trên calendar ví dụ như có 1 call đột xuất chỉ gửi qua link google meet, thì mình cũng tự estimate khoảng thời gian mình bận họp và add lên trên calendar luôn.
    • Khi có ai muốn book mình họp, thì mình sẽ gửi link tương ứng để cho họ book họp với mình hoặc nhóm của mình.
    • Lịch được book sẽ được add đúng theo mình cài đặt, ví dụ lịch bạn mình đặt call với mình riêng thì mình sài link calendly cá nhân, trên đó đã cài đặt là có người đặt thì calendar tự động add lịch trên email cá nhân. Hoặc khi có ai book phỏng vấn thì sẽ add vào kênh của calendar A8 (calendly sẽ sync để lấy lịch rãnh chung của những người trong nhóm interviewers -> và người đặt lịch sẽ chỉ đặt lịch được những thời gian trống chung của tất cả mọi người trong nhóm.)
Calendly extension
Calendly extension

Kết bài

Đó là tất cả những gì mình đã áp dụng để quản lý công việc với nhiều công ty, đội nhóm khác nhau, cũng như lịch trình cá nhân. Hi vọng bài viết hữu ích và giúp bạn cũng quản lý được lịch trình của bạn dễ dàng hơn.

Categories Business Analyst

[Mẹo Adobe XD Free] Review wireframe/mockup dễ hơn với tool Axure Cloud.

by hoangphan Posted on

Giới thiệu

Mình là một user của Adobe XD, phải nói là cực kỳ thích sài ẻm. Bắt đầu sử dụng từ phiên bản Beta đầu tiên tên ”Adobe Experience Design CC” vào tháng 03/2016, và còn sài đến hiện tại với tên chính thức là Adobe XD.

Mình sài Adobe XD từ việc làm đồ án thời sinh viên, đến khi đi làm thì sài ẻm trong công việc hằng ngày, đặc biệt là với công việc Business Analyst. Và ngay cả những lúc làm freelancer với anh em cũng mang XD ra để thiết kế dạng product design cho các dự án của team. Và cái hay của Adobe XD là được sử dụng miễn phí với phiên bản Starter Plan.

Nên khi đi làm việc mình sử dụng quen và thích sài XD là một chuyện thường tình. Trong lúc làm dự án với anh em trong công ty, mọi người thì sài Axure, mình thì sài XD nên không đồng bộ được, nên mình lên chị google tìm cách đồng bộ các source từ 2 bên với nhau – chưa kịp tìm được cách đồng bộ source, thì vô tình mình lượm được mẹo review wireframe/mockup dễ hơn khi kết nối XD và Axure Cloud.

Lưu ý là bài viết này dành cho những bạn thích sài XD (miễn phí) và muốn sử dụng thêm mẹo này, thay vì sài những công cụ có sẵn như Figma (miễn phí và trả phí), Axure (trả phí),…hoặc chính bản gốc Axure XD Share (bị giới hạn cho phiên bản Starter)

Tình huống review wireframe/mockup mà Business Analyst thường dùng.

Dưới đây là những tình huống review wireframe/mockup hay gặp:

  • Gặp khách hàng/đồng nghiệp (KH/ĐN) trực tiếp, mở file lên để review
  • Gửi nguyên file source cho KH/ĐN để họ mở trên phần mềm của họ và xem (điều không được hay đó là có thể khách hàng có thể không sài chung phần mềm với mình, do đó họ không mở được luôn, nên sẽ có trường hợp sài cách thứ 3 và thứ 4 dưới đây)
  • Export file hình ảnh/pdf và gửi cho khách hàng để họ xem và đánh giá trên hình ảnh, có thể là note comment ngay trên hình ảnh luôn.
  • Copy hình bỏ vô file word offline hoặc docs online cho khách hàng xem và review với tính năng comment trên word/docs (hoặc tool công cụ như excel,…).
  • Export ảnh ra và copy ảnh lên phần mềm cho phép review online (Ví dụ như Axure, Invision,…)
  • Sử dụng tính năng sharing and reviewing của công cụ đó (Ví dụ như Adobe XD Share designs and collaborate, Balsamiq sharing and collaborating) – nhưng công cụ này sài nhiều có trả phí.

Đối với bản thân mình thì từng sử dụng tất cả các cách trên, và mình dần dần chuyển đổi dần qua cách mới tốt hơn. Và mẹo mình chia sẻ ở bài viết này chính là cái mình thấy tiện và dễ sử dụng nhất, do đó chia sẻ cho anh em để dùng thử, biết đâu lại thích như mình.

Note: Bạn đọc nào chưa sài 1 trong 6 cách trên thì comment ở dưới, mình viết hướng dẫn cụ thể cho nhé.

Mẹo mà Hoàng hay sài

Đây là một tính năng trên Axure Cloud – gọi là Publishing Artboard Projects, tính năng này giúp user publish source từ các phần mềm khác: Sketch, Adobe XD, Figma, lên Axure Cloud và chia sẻ cho những thành viên khác, và có cả chia sẻ public – được comment không cần tài khoản Axure Cloud (Đây là điểm khác so với Figma).

Đặc điểm:

  • Hoàn toàn miễn phí (adobe XD starter + Axure Cloud)
  • Được sài XD theo mong muốn của bạn (giống mình, thay vì sài các tool tương tự)
  • Chia sẻ wireframe/mockup dễ dàng, dễ review/comment trực tuyến
  • Không bắt buộc đăng nhập để comment
  • Dễ quản lý source (vì gửi qua gửi lại, nhiều khi lộn giữa các file source)
  • Không bị giới hạn sharing của Adobe XD Starter- Share Links: 1 active shared link

Cách cài đặt và sử dụng:

  • Bước 1: Cài đặt Adobe XD phiên bản Starter (miễn phí) – tải tại đây
  • Bước 2: Cài Axure Cloud Desktop (miễn phí) – tải tại đây
  • Bước 3: Đăng nhập XD và Axure Cloud (chưa có tài khoản thì tự tạo nhé)
  • Bước 4: Tải plugin the Axure plugin for XD
  • Bước 5: Trong XD, chọn artboard muốn chia sẻ để publish lên Axure Cloud.

  • Bước 6: Trên top menu, chọn Plugins > Axure > Export Selection to Axure Cloud. (Lưu ý là phải mở app Axure Cloud trước nha, không mở nhiều khi lỗi không hoạt động được)

  • Bước 7: Trong Axure Cloud App, bạn chọn workspace và artboard project mà muốn publish lên. Nếu chưa có sẵn thì bạn tạo mới “Create New Project” và đặt tên dự án “Project Name” – và lưu ý bạn chọn Project size cho phù hợp nhé, ví dụ thiết kế ở size Iphone 12 thì chọn iPhone 12 (390 x 844)
  • Bước 8: Nhấn Upload, sau đó chia sẻ cho KH/ĐN để comment – và ở đây bạn cũng có thể chia sẻ với mật khẩu (Access Code) hoặc dạng private cho tài khoản cụ thể.

Bạn có thể test project mình share ở đây: https://nnsbdq.axshare.com/start.html – mật khẩu là “hoangphan”

Cách comment

Làm theo như hình:

Bước 1: Nhấn vào icon comment

Bước 2: Nhấn Add comment

Bước 3: Chấm 1 điểm bằng click chuột trái vào vị trí muốn comment

Bước 4: Add comment

Bước 5: Nhấn Post

Bước 6: Bạn có thể comment bởi đăng nhập hoặc a guest (điền email bất kỳ)

Bước 7: Team review tất cả, sau đó BA hoặc các bên khác có thể update lại wireframe/mockup

Bước 8: Mark Resolved các comment nào đã được giải quyết, hoặc delete comment.

Áp dụng cho chia sẻ Wireframe từ Balsamiq.

Cơ bản thì mình copy image từ Basamiq qua XD, rồi share lên Axshare để mọi người có thể thảo luận và comment trên đó. Các bước mình thường thực hiện như sau:

  • Bước 1: Chọn vùng cần copy trên balsamiq

  • Bước 2: Nhấn Command + C (trên MacOS) để copy vùng chọn. (Đọc thêm phần hướng dẫn export/copy image ở hướng dẫn ở balsamiq để biết thao tác trên Windows nhé, xưa mình nhớ phím tắt nó phải 3 nút lận mới copy được)
  • Bước 3: Nhấn Command + V (trên MacOS) để paste hình ảnh lên XD

Mình trình bày ở XD như sau:

  • Bước 4: Share lên Axure Cloud như hướng dẫn ở trên (Project Size thì chọn Auto Web), sau đó copy link gửi cho KH/ĐN

Tham khảo mình share project demo từ Balsamiq lên Axshare: https://50wmtz.axshare.com/start.html#g=14

Đọc thêm về sử dụng Balsamiq Mockup 3 miễn phí (dùng key – không cần crack)

Đọc thêm  Balsamiq Wireframe miễn phí - công cụ cho Business Analyst

Kết luận

Phía trên là mẹo sử dụng Axure Cloud để chia sẻ wireframe/mockup đến ĐN/KH để dễ dàng review và comment cho một Business Analyst. Giảm thiểu chi phí cho cá nhân người sử dụng khi được sử dụng miễn phí cả Adobe XD Starter và Axure Cloud, khi mà công ty các bạn không/chưa hỗ trợ trả phí cho việc sử dụng phần mềm trả phí.

Dĩ nhiên có nhiều công cụ, tính năng tương tự nhưng đây là mẹo dành riêng cho Adobe XD Starter, đặc biệt là đối với các bạn thích dùng Adobe XD Starter giống mình.

Alternative app:

  • Adobe XD – sharing (9.99$/mo)
  • Figma (Free or 12$/mo)
  • Axure (25$/mo)
  • Sketch (9$/mo)
  • Invisionapp (Free or 7.95$/mo)
  • Balsamiq Mockup