Bài viết đầu tiên trong chuỗi tự học Business Analyst của Hoàng Phan. Blog.

Giới thiệu

Mấy năm gần đây ngành “IT Business Analyst” được tìm kiếm nhiều hơn, đi đâu cũng nghe bàn luận về việc tìm hiểu và làm BA. Bạn bè mình cũng hỏi thăm khi biết mình làm việc ở vị trí BA, cũng có bạn đã chuyển qua làm với mức lương khá ổn hơn nhiều so với công việc hiện tại của các bạn.

Nhớ năm 2017 mình mới đi làm và lúc đó ở công ty mình lúc đó vị trí BA chỉ dành cho mấy anh đã có rất rất nhiều năm kinh nghiệm, thế mà qua sau 1-2 năm sau, nhiều bạn dù chưa có kinh nghiệm vẫn làm được, và cũng như công việc BA được chia nhỏ tasks hơn, khó thì người có kinh nghiệm làm, các công việc còn đơn giản, dễ, thì giao cho các bạn mới tập tành vào nghề. Thế là nó trở nên phổ biến như bây giờ.

IT Business Analyst là gì?

IT Business Analyst (hay được gọi là Chuyên viên phân tích nghiệp vụ IT), là một trong những vai trò trong các dự án công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm.

Nhiều bạn thì hay định nghĩa BA là:

• Người phiên dịch
• Là người làm Document cho dự án
• Là cầu nối, giao tiếp giữa các bên (Dev team, Stakeholders, khách hàng,…)

Vậy giờ bóc tách từ cái tên IT Business Analyst ra để xem nhé.

• IT: Information Technology (Công nghệ thông tin)
• Business: thường được học là Kinh doanh, nhưng trong ngữ cảnh này còn có nghĩa là “Nghiệp vụ”
• Analyst: là chỉ người làm những công việc liên quan đến nghiên cứu, tìm hiểu rõ hơn, đưa ra giải pháp, dự đoán,… Dịch tiếng Việt là “Người làm phân tích”

Do đó người làm IT Business Analyst là người làm công việc liên quan đến NGHIÊN CỨU, TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÀM RÕ, đưa ra GIẢI PHÁP, và những công việc đi theo như Họp hành, viết tài liệu (tài liệu hoá), truyền đạt thông tin, quản lý các yêu cầu, hỗ trợ triển khai, …

Những phần ở trên mình tập trung nói sâu về công việc IT BA, còn riêng Business Analyst (BA) thì nó hiện diện ở khắp mọi nơi.

Miễn sao người làm những công việc đó tìm ra được “Need” (nhu cầu, yêu cầu thực sự) để đưa ra được những Solution (giải pháp) và mang lại những giá trị cho doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức, những bên liên quan (stakeholders). Bạn đọc khái niệm về Business Analysis (Việc/tasks mà Business Analyst sẽ làm) từ cuốn BABOK v3.

Business analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. (BABOK v3)

Thường thì cái “need” này cũng là một từ khoá, khi mà chính những người/doanh nghiệp đưa ra yêu cầu nhưng họ cũng không biết họ muốn thực sự là gì, thường yêu cầu khá chung chung => đó đó người làm việc này (BA) phải phân tích, sử dụng các kỹ thuật khác nhau để tìm ra Need và chỉ ra cho họ thấy.

Quy trình Business Analysis

Và thường thì BA sẽ làm theo quy trình sau, và IT BA cũng áp dụng quy trình này luôn

• Thường thì bắt đầu từ Business Requirements (Yêu cầu về nghiệp vụ)
  • Cần trả lời được câu hỏi là “tại sao tôi muốn điều này?“
  • Điều này chính là các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải và có một mục tiêu cần giải quyết.
  • Cần xác định rõ là cần thay đổi hoặc thực hiện một giải pháp nào đó để mang lại giá trị cho doanh nghiệp ví dụ như tăng doanh thủ, giảm chi phí, cải thiện hiệu quả công việc,…
• Stakeholder requirements
  • Cần trả lời câu hỏi là “Yêu cầu từ các bên liên quan là gì?“
  • Từ việc biết được mục tiêu cần giải quyết, BA sẽ làm việc với các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ.
  • Stakeholder thì có thể là khách hàng, người dùng cuối (enduser), các nhà quản lý, các đội hỗ trợ, đội nghiệp vụ của công ty,…
• Solution requirements
  • Cần trả lời câu hỏi “Tôi muốn gì?“
  • Từ yêu cầu và mong muốn của stakeholders, BA sẽ tìm ra các giải pháp cụ thể để đáp ứng những yêu cầu của họ, gồm những yêu cầu về chức năng, phi chắc năng.
  • Solutions có thể bao gồm: tính năng, hành vi/cách hoạt động/User flow của hệ thống, hiệu suất, tiêu chuẩn bảo mật, …
• Transition requirements
  • Cần trả lời câu hỏi “Điều kiện là gì?“
  • Khi đã có giải pháp thì bắt đầu xây dựng và triển khai, cần xác định những điều kiện như đội ngũ phát triển, phát triển trong bao lâu, những ai tham gia vào, cần làm những gì?, kiểm thử, cơ sở hạ tầng,… để làm sao đó mà giải pháp được áp dụng tốt vào thực tiễn, giúp cho việc chuyển từ trạng thái hiện tại của doanh nghiệp sang trạng thái mới mong muốn trong tương lai (nhờ áp dụng giải pháp).
• Và dĩ nhiên khi triển khai cũng cần phải đánh giá lại kết quả, chứ không phải làm 1 lần là xong, do đó mà có “Assess outcomes” ở trên mũi tên cuối.
  • Đánh giá để đảm bảo các yêu cầu ban đầu đã được đáp ứng Business Requirements chưa?
  • Và tiếp đó sẽ có những vấn đề, yêu cầu mới phát sinh ra => quay lại bước quy trình để điều chỉnh và cải thiện để đáp ứng tốt nhất yêu cầu từ doanh nghiệp.
  • Các dự án được làm ra luôn cần được điều chỉnh, thay đổi theo thời gian để phù hợp với những yêu cầu về nghiệp vụ/kinh doanh của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

Một ví dụ vui về giải pháp

Một ví dụ về việc làm BA trong cuộc sống hằng ngày:

Ngày mai anh em phải làm việc tại nhà, nhưng ở khu vực nhà bạn lại có lịch cúp điện, mà công việc cần xử lý ngay, vậy nếu theo như Quy trình Business Analysis chúng ta sẽ làm như sau:

• Xác định Business Requirements (mục tiêu): Hoàn thành công việc một cách hiệu quả kể cả khi cúp điện.
• Một số giải pháp (solutions) mà có thể có:
  • Tranh thủ tối nay làm việc trước hoàn thành sớm và báo công ty mình làm việc trước như vậy
  • Di chuyển ra quán cà phê nơi có điện để làm việc
  • Sử dụng pin laptop + phát 4G từ điện thoại và tranh thủ hoàn thành việc thời thời gian sử dụng PIN.
  • Sử dụng pin dự phòng
  • …
• Các bên liên quan:
  • Công ty và Khách hàng: Chờ nhận kết quả công việc từ bạn, bạn phải chịu trách nhiệm khi không hoàn thành công việc đúng hẹn
  • Các thành viên trong đội ngũ làm việc cùng bạn, cần bạn làm việc cùng khung giờ để hỗ trợ nhau, cập nhật thông tin hoặc công việc có liên quan.
  • Bản thân bạn: xong công việc còn đi cà phê với bạn đúng 8g tối,… hoặc tránh mất uy tín vì trễ hẹn công việc,…
• Chọn giải pháp phù hợp với các stakeholders và tuỳ trường hợp:
  • Thời gian cúp điện ngắn => Có thể dùng pin laptop để hoàn thành công việc
  • Cúp điện dài => Đi ra quán cf cho chắc, hoặc qua nhà bạn, qua co-working, hoặc lên công ty :v 
  • Nhà có sẵn máy phát điện, pin dự phòng => Sử dụng máy phát điện, pin dự phòng và làm tại nhà
  • Buộc phải ở nhà trông con => Thuê máy phát điện chẳng hạn để làm việc tại nhà và vừa có thể trông con, hoặc dẫn con tới co-working space/coffee để vừa trông con vừa làm.
  • Buộc phải làm cùng lúc với mọi người trong công ty để hỗ trợ qua lại => Không nên làm trước, hoặc làm trước 1 phần và cần đi ra nơi có điện để online và làm việc trong suốt thời gian mọi người khác trong công ty đang làm.
• Transition:
  • Tuỳ theo giải pháp phù hợp nhất => Thực hiện cho phù hợp.
  • Ví dụ chọn làm việc trước: Chuẩn bị danh sách công việc, thời gian bao lâu để hoàn thành, sức khoẻ đảm bảo, báo trước cho công ty,…
  • Ví dụ chọn di chuyển đến nơi có điện: Thì cần chuẩn bị và mang theo thiết bị cần thiết, chuẩn bị hoặc tính phương án ăn uống cho phù hợp
  • Ví dụ chọn sử dụng pin điện thoại, laptop: Thì sạt đầy pin, tối ưu hoá việc sử dụng pin, giảm độ sáng màn hình
  • Ví dụ chọn sử dụng máy phát điện: Cho chạy máy trước và kiểm tra kết nối điện, mua xăng hay nhiên liệu để chạy được trong khung thời gian cần có điện,…

Một ví dụ về công việc IT BA trong làm phần mềm.

Mình đang có trung tâm tiếng Anh, hiện tại hệ thống quản lý khoá học, lớp học đã có học viên, giáo viên, khoá học nào, học bao nhiêu buổi.

Hiện tại khi mà có học viên đăng ký học, ví dụ 32 buổi học, thì người quản lý lớp học sẽ thêm vào trong hệ thống từng buổi học một, rất tốn thời gian dù đã biết trước lịch học vào những thứ mấy, khung giờ nào trong 1 tuần, có được lịch của giáo viên với học viên này rồi.

Do đó ta có thể phân tích và tìm ra giải pháp như sau:

• Xác định Business Requirements (mục tiêu): Có thông tin về khoá học, người quản lý giảm thiểu thời gian thêm các buổi học vào hệ thống.
• Các bên liên quan:
  • Người quản lý lớp học, có thông tin cơ bản về khoá học và muốn giảm thời gian thêm dữ liệu vào hệ thống
  • Giáo viên: Cung cấp danh sách các buổi trống có thể dạy học viên, xem được danh sách các buổi học có trước.
  • Học viên: Cung cấp lịch học, xem được buổi học tiếp theo.
• Một số giải pháp (solutions) mà có thể có:
  • Viết công thức trên file excel, và tạo ra danh sách các buổi học, copy và bỏ vào trường nhập dữ liệu, hệ thống thêm các buổi đó vào db và hiển thị lên cho từng role sử dụng hệ thống
  • Có 3 trường dữ liệu gồm nhập giáo viên, nhập học viên, nhập lịch học theo tuần, số buổi học => nhấn nút và hệ thống tự chạy.
  • Thuê thêm người vào phụ.
• Chọn giải pháp phù hợp với các stakeholders:
  • Thêm dữ liệu trên excel, thì việc cập nhật lịch của giáo viên phải bị x2 lần khi nhập cả ở excel và hệ thống, người quản lý cũng phải nhập thông tin và quản lý file excel, cũng như hệ thống bị tách rời, và cũng cần build logic cho việc thêm lớp
  • Thêm dữ liệu trên hệ thống thì giáo viên cập nhật dữ liệu 1 lần, người quản lý có thông tin toàn bộ trên hệ thống, điền vào và chạy, nhưng việc develop tính năng sẽ có chút phức tạp và tốn chi phí hơn, và chi phí này cần xem xét có phù hợp với chi phí trung tâm có thể cho phép làm không? => Có
  • Thuê thêm người phụ thì chi phí sẽ không chi nhiều ngay lúc đầu, nhưng về lâu về dài chi phí khá cao so với việc xây dựng hệ thống, cũng như phức tạp hơn trong việc quản lý nhân sự
  • => Chọn phương án số 2, dữ liệu trên 1 hệ thống quản lý duy nhất, tốn chi phí xây dựng ban đầu hơi cao tíu nhưng nằm trong phần chi phí chấp nhận.
• Transition:
  • Dự trù kinh phí
  • Phân tích các tính năng, cách hoạt động, logic, làm file hướng dẫn cho giáo viên nhập thông tin lịch rãnh, cấu trúc lại hệ thống DB cho phù hợp
  • Testing và triển khai
• Đánh giá hiệu suất, kết quả sau khi triển khai.

Bạn Quay lại danh sách bài viết để xem bài tiếp theo nhé: https://hoangphan.blog/tu-hoc-business-analyst/