Tiếp tục phần một “Ứng dụng AI trong công việc IT Business Analyst”

Lời giới thiệu

Dưới đây là các task vụ trong BA/PO/PM mình đã áp dụng AI để thực hiện. Nhưng trước khi đọc phần này, bạn nhớ đọc phần 1 nhé, phần 1 là những nhận định cá nhân chung về các công cụ AI.

Viết user story và Acceptance Criteria

Role của mình cũng hay viết User Story, và việc xử dụng AI để viết và để viết hiệu quả mình thường sử dụng ChatGPT để thực hiện task vụ này.

Bạn có thể xem video dưới đây để hiểu cách viết nhé.

Link video: https://youtu.be/LY0DsQr3YSg

Và hướng dẫn viết Acceptance Criteria

Link video: https://youtu.be/ywGnz9i3ztw

Dĩ nhiên là với AC, bạn có thể viết theo syntax “GWT” Given When Then

---

Scenario 1: Successful Admin Login

Given an administrator is on the Shared Login Page for Teachers and Admins,
And the administrator has a valid Email and Password,
When the administrator enters the correct Email and Password,
And clicks the “Login” button,
Then the system should authenticate the administrator,
And redirect the administrator to the Admin Dashboard,
And display the Admin Dashboard interface.

Và từ đó suy ra Decision Table

Tip từ bản thân mình cho phần viết này là bạn hãy input thật rõ chi tiết về User story bạn muốn, hoặc add những idea bạn đã nghĩ ra cho phần User story và bảo AI bổ sung hoặc viết chỉnh chu hơn cho User Story.

Các bạn có thể đọc đoạn này cho phần ví dụ nhé: https://poe.com/s/QdDjRA6gk2rq5MX9S37m

Ngoài ra bạn hãy thử sử dụng: https://userstorygenerator.ai/ để viết nha.

Phụ viết rõ hơn về yêu cầu

Thường thì mình có idea về tasks, và cũng hơi hơi làm biết để làm chi tiết, hoặc cụ thể hoá theo 1 cách đầy đủ => Đây là cơ hội để nhờ AI hỗ trợ =))

Mình đưa ví dụ, bạn có thể tự áp dụng thêm nha.

Như ví dụ dưới đây mình có idea về làm tròn số và có nhiều trường hợp khác nhau, mình cứ mô tả theo cách mình hiểu.

Cuối cùng với những dòng mình viết kiểu khá dài dòng, AI có thể đọc hiểu và viết gọn lại cho mình => Thậm chí mình biết ae Dev đang dùng ngôn ngữ lập trình nào, mình copy mẫu luôn cho họ.

Hay ví dụ như viết checklist, testcase mình cũng mô tả rồi nhờ AI hỗ trợ làm rõ và viết ra các cases

Với trường hợp viết testcase như này, bạn cần input thật rõ business rule cho AI để nó viết cho đầy đủ, thậm chí bạn cũng phải suy luận, đọc và kiểm tra lại xem AI đã viết đủ và đúng chưa nữa.

Vẽ Diagram

Mình sử dụng kết hợp ChatGPT + Mermaid hoặc ChatGPT + Draw.io

Các loại biểu đồ mà ChatGPT có thể hỗ trợ gồm:

• Flowchart => Tận dụng làm Activity Diagram luôn cũng được
• State diagram
• Grantt chart
• Sequence Diagram (Mình hay sài nhất)
• Class diagram
• ERD
• User Journey
• Object Diagram

Mình thì hay sài Flow chart và sequence nhất, mấy loại khác thì mình hay sài kiểu khác hơn. Các bạn cứ thử mò và tìm cách sử dụng nhé, nhớ là tự mày mò => tìm được “AI Prompting” và sử dụng nó nhiều lần để thuần thục nhé.

Bước 1: Cứ nói chuyện với AI (Prompting), sau đó khi AI đã hiểu được bài toán => Bảo tạo ra diagram (với loại Mermaid), ví dụ: “Tạo sequence diagram cho tính năng đăng nhập của giáo viên, các actor trong hệ thống gồm: Teacher, UI, BE, AuthService, sử dụng syntax Mermaid”

Bước 2: Copy đoạn code được tạo ra từ AI, bỏ vào một trong những công cụ hỗ trợ view từ Code sang Diagram.

• Mermaid Live Editor: https://mermaid.live/ => Cứ copy code và bỏ vào bình thường theo loại bạn muốn

• Dùng Markdown, có thể sài trên github, visual studio code, thì trước đoạn code bạn bổ sung “`mermaid
• Hiển thị trên draw.io thì bạn làm theo như hình dưới đây, sau đó paste code vào và nhấn lưu để hiển thị.

Mình hay sài Mermaid/Draw.io nên dùng cách này, các bạn cũng có thể sài những format khác như PlanUML, StartUML nhé.

Vẽ wireframe/mockup

Nói thật với các bạn là có nhiều người nhắn tin hỏi mình về AI để vẽ mấy wireframe/mockup, mà thực sự mình rất ít khi sài :D. Kiểu giống như là cả team mình sài Figma, xong rồi mình đi sài những công cụ khác để vẽ rồi copy qua, khi cần edit nó cũng bất tiện ấy.

Một phần là khi vẽ wireframe, rõ là bước này chính là bước Elicitation của mình luôn, hay đặt câu hỏi, phân tích tới đâu vẽ tới đó, vừa visualize ý tưởng lên cho dễ hình dùng khi phân tích

Chưa kể là mình vẽ wireframe khá là nhanh :v không tốn mấy thời gian, tốn là tốn thời gian ngồi suy nghĩ luồng nghiệp vụ sao cho hợp lý ấy.

=> nên mình hay sài công cụ https://excalidraw.com/, và figma bạn đọc bài viết này nhé.

Còn cho những bạn tò mò và muốn thử nghiệm xem thử sài AI thì thử những công cụ mình liệt kê dưới đây nha.

• Visily.ai (thiệt là mình chưa sài =)) mà thấy group nào cũng đề cập => Mình đưa vào list)
• Miro: Có hỗ trợ AI vẽ diagram
• Jeda.ai: https://www.youtube.com/shorts/ekdmMBXSP0Q?feature=share
• Relume Library (on Figma): https://youtu.be/8eNnr6GPClU
• UIZard.io:
• Plugin Figma: https://www.figma.com/community/plugin/1355208994639626356/codia-ai-designgen-prompt-to-ui-for-website-landing-page-blog
• https://uxpilot.ai/
• https://creatie.ai/

Mình chỉ gợi ý, các bạn tự xem video mà mày mò thêm nhé, mình ít sài,… nên mình sẽ không quá nói chi tiết 😀

Mình có 1 mẹo cho các bạn đó là “Sử dụng ChatGPT để tạo prompting và dùng những đoạn mô tả đó bỏ vào trong các công cụ Generate ra Wireframe”

Link video: https://youtu.be/BdRD_cSdL44

Điểm mình quan tâm ở công cụ này đó là làm sao để mình sài, và khi có kết quả được tạo ra => Khi mình bàn giao dự án cho người khác, họ vẫn tiếp tục sử dụng được resource mình đã tạo ra trước đó và họ điều chỉnh, chỉnh sửa. => Các bạn nhớ chọn công cụ phù hợp nhé. Mình thì mình vẫn trung thành với Figma 😀

Ngoài việc sử dụng AI để vẽ, mình còn dùng Pinterest, Behance để tham khảo các ideas để vẽ Wireframe sao cho hợp lí.

Viết lệnh SQL

Mình cũng hay sài để kiểu query, hoặc thậm chí các vấn đề hơi thiên về code tíu là mình sài AI để hỗ trợ.

Dĩ nhiên là yêu cầu người viết cũng cần có kiến thức sẵn về SQL để thực hiện đọc hiểu và xác thực tính chính xác của câu lệnh cho AI tạo ra.

Phần này khá phổ biến nên có rất nhiều AI hỗ trợ, mình thì sài Poe có sẵn ChatGPT, Claude, thì mình sẵn sài những con này luôn.

Bạn có thể xem video dưới đây biết biết cách sài nha.

TÓM TẮT cách sử dụng

Some best practices:

1) Set the context

2) Give ChatGPT a role to play (ex: SQL expert)

3) Describe your table(s)

4) Tell the AI what you want a query to do

Link video: https://youtu.be/RVYtfKZNYNM

Nghiên cứu domain knowledge

Mình làm ở mảng blockchain, và dự án đi khá nhanh. Như một bài mình từng đề cập trước đây là khi làm các dự án Blockchain, tỉ lệ cao là hay đi copy lẫn nhau rất nhiều, ví dụ ứng dụng A có trên blockchain Ethereum, nhưng loại ứng dụng A lại chưa có trên một mạng mới, ví dụ Sei blockchain, thì mình sẽ tham khảo các dự án đã build sẵn đó (dự án A), đọc code, đọc tài liệu, cách nó hoạt động.

Các bạn có thể tham khảo các tip sau để nghiên cứu các Domain Knowledge mà các bạn chưa hiểu, hoặc chưa làm qua để học thêm cái mới, hoặc là dự án bắt buộc làm nhưng mình có kiến thức chưa đủ nhiều.

Mình sài Poe, và sài lõi Claude.AI (Claude-3.5-Sonnet) để thực hiện

Mình có những tips sau cho bạn để thực hiện.

Tip 1: Yêu cầu tóm tắt.

Thường thì các dự án blockchain hay có whitepaper, hoặc docs cho Developer, Users.

Thì mình sẽ tải file về, hoặc gửi link docs cho AI, bảo nó tóm tắt nhanh để mình hiểu.

Bước này chính là bước để mình hiểu tổng quan về cách dự án nó hoạt động.

Thậm chí có thể kêu AI vẽ lưu đồ để hiểu cách mà hệ thống đang chạy.

Trong quá trình tóm tắt, có thể bạn chưa hiểu hết thì có thể hỏi lại kỹ hơn để nó giải thích

Tip 2: Hỏi lại những gì AI trả lời/giải thích, để nó trả lời rõ hơn.

Ở bước này bạn có thể đặt lại câu hỏi với ý rõ hơn cho từng phần nhỏ, vì AI cũng không phải thần thánh do đó đôi lúc trả lời thiếu ý, hoặc chưa hiểu rõ kiến thức đó => Hỏi lại

Tip 3: Giải thích như một trẻ em

Thật ra nhiều lúc AI trả lời cũng hơi hơi khó hiểu, do đó bạn hãy bảo nó giải thích như một đứa trẻ em (độ tuổi cỡ 10 hoặc nhỏ hơn), thì nó sẽ giải thích và ví dụ đơn giản để bạn dễ hiểu.

Tip 4: Đặt Q/A, hoặc kiểu câu hỏi giả định

Thường thì trong quá trình giải thích, bạn cần hỏi ngược lại AI khá là nhiều, một trong những câu hỏi mình hay đặt ra là câu hỏi “Giả định”

Ví dụ ở bài toán này mình sẽ hỏi lại là “Có khi nào tiền người dùng bỏ vào Vault thì sẽ bị giảm lợi nhuận (tiền bị âm) không?”

Tip 5: Bảo AI cung cấp thêm keyword để nghiên cứu 

Khi bạn nghiên cứu, thường có nhiều từ khoá để bạn học thêm kiến thức liên quan đến dự án, do đó việc hỏi thêm keyword để tự nghiên cứu đi details hơn sẽ giúp bạn hiểu dự án hơn.

Sau khi có danh sách => Bạn bảo nó tiếp tục giải thích các keyword đó.

Tip 6: Sử dụng thêm nhiều nguồn tài liệu khác nhau

Ngoài ra bạn nên cung cấp nhiều nguồn tài liệu khác nhau để AI học và cùng trao đổi => Từ đó nắm rõ kiến thức hơn.

Đọc code và giải thích cách code hoạt động

Như bài toán ở trên, lúc mình tìm hiểu thì cần đụng tới code, hoặc như bài toán subscription mình từng viết trước đây thì cần đọc hiểu API.

Do đó mình luôn nhờ ChatGPT/Claude hỗ trợ trong việc giải thích code, mình thì hay tải code về + attach code vào trong AI để nó đọc và giải thích cách hoạt động.

Và từ đó sẽ hiểu nghiệp vụ của dự án chi tiết hơn => Mà hiểu rồi thì lúc thực hiện checklist, viết các case test cụ thể hơn

Hỗ trợ phần UX Writing

AI có 1 lợi thế rất tốt về ngôn ngữ, do đó mình luôn tận dụng để AI hỗ trợ mình trong việc viết các UX writing khi làm UI cho các dự án.

Ví dụ như 1 tooltip mình không biết phải nên hiển thị gì cho gọn mà đọc dễ hiểu, mình viết những ý của mình ra, rồi bảo AI nó viết lại một số câu phù hợp, và mình đọc cũng như chọn lựa cái nào phù hợp nhất.

Viết docs cho user (User Guide)

Mình hay sài AI để viết docs, đặc biệt là docs viết tiếng Anh.

Input đầu vào là mình hay bảo nó re-write lại nhưng viết hay hơn, dùng từ vựng của level B1 trở xuống (thường mình bảo nó viết theo trình độ A2-B1)

Ở phần này bạn chat và cung cấp ngữ cảnh đầy đủ, ideas từ bạn nó sẽ viết lại khá hay.

Bạn có thể đọc docs này của seitrace.com, mình dùng AI hỗ trợ rất nhiều.

https://docs.seitrace.com/

Tạo idea dự án

Này chắc các bạn cứ search google là ra nhiều video hướng dẫn lắm. Mình thường nghĩ ra 1 ideas, và trong đầu mình đã phân tích sẵn những cái mình muốn, nhưng nằm ở mức chưa quá rõ ràng details, nhưng về mặt tổng quan đã có.

Lúc này mình sẽ xem AI là một người bạn chuyên gia trong mảng đó, và mình sẽ hỏi đáp, rồi chia sẻ + hỏi cảm nghĩ của con AI về cái ý tưởng đó, rồi bảo nó cho những ý tưởng tương tự 😀

Cái này hơi mơ hồ, với lại mình không thể chia sẻ mấy cái đoạn chat mình đã nói chuyện với AI, các bạn tự nghiên cứu thêm nhé, mình chỉ share ideas thôi.

Tóm tắt nội dung cuộc họp

Otter.ai => Công cụ này các bạn search và sài đi 😀 hịn đó.

Kiểu như vào google meet hoặc một công cụ họp khác như Team, Zoom => sẽ bật con AI lên để sử dụng, nó sẽ hỗ trợ việc ghi lại nội dung cuộc họp, rồi tóm tắt.

Với việc sử dụng cả tháng nay mình thấy nó ghi nhận và tóm tắt khá chính xác nha.

Nó còn tạo sẵn luôn các action cần phải thực hiện luôn (kiểu như tasks – đầu việc)

Theo công cụ này bảo thì nó hiện tại đang hỗ trợ English (US, UK), Spanish, French.

“We currently only support transcribing in English, Spanish, and French; however, we hope to support more languages in the future. Stay tuned!”

Hỗ trợ viết mail, report, viết nội dung tuyển dụng,…

Thiệt là mình sài AI hỗ trợ phần viết khá nhiều, đặc biệt là viết tiếng Anh, xưa môn ngữ văn, viết văn có 5/10 điểm à => Tiếng Anh viết cũng dỡ.

Mình cứ viết ý, bảo AI nó re-write lại, hoặc thậm chí là copy từ nguồn khác :v chả lẽ viết lại y chang => Bỏ qua AI nó đổi lại cho :)))

Mà nó viết format khá ok á nha, ae cứ thử nhé.

Mình đã áp dụng cho:

• Viết email
• Viết nội dung tuyển dụng
• Viết Report
• Chỉnh sửa proposal
• …

Học tiếng Anh

Đối với mình, để làm BA mà sử dụng tiếng Anh giao tiếp được thì trình độ khoảng rơi vào C1 (theo chuẩn IELTs, một số chuẩn khác C1 đôi lúc cũng hơi ảo, kiểu dễ)… 

Thì việc mình nâng cao trình độ tiếng Anh lên việc dùng AI cũng là một lựa chọn tốt.

Mình có sài Elsa AI (premium) để luyện phát âm.

Ngoài ra thì có luyện nói với giáo viên tiếng Anh của mình, chắc các bạn thường xuyên đọc blog mình cũng biết mình có tự mở một trung tâm tiếng Anh có thuê giáo viên Philippines dạy 1 kèm 1.

Hoặc sài con ChatGPT 4o á, cũng đang hỗ trợ khá tốt, mình đã test rồi, nhưng bạn nào đã có kỹ năng nói rồi thì luyện với nó sẽ tốt hơn với việc các bạn mới. => Này các bạn cứ search youtube là có mấy video test á.

Viết code/build app

Mình thì lai lai giữa BA, PM, QC, UI Design, rồi cả Dev nữa… không quá giỏi dev nhưng hiểu logic và có thể tự build 1 sản phẩm từ A->Z dạng như CRM, mini app, các app không quá nặng về hạ tầng.

Do đó việc dùng AI hỗ trợ việc code là 1 lợi thế rất lớn với mình 😀

Mình có dùng con Claude Sonnet và Cursor AI. Ae có thể search hoặc nt hỏi mình để sharing thêm nha.

Kết bài

Ở trên là những công cụ AI mình đã sử dụng để phục vụ cho việc làm IT Business Analyst, hi vọng các bạn có nguồn tham khảo cũng như trải nghiệm và có thể áp dụng vào công việc thực tế.